Von Die Anzahl der Unternehmen, die Mitarbeiter im Homeoffice haben, hat sich in den letzten drei Jahren vervielfacht. Vor der Corona-Pandemie war es fast schon ein Privileg, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen.
Heute bieten viele Arbeitgeber die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten an. Sie haben erkannt, dass dies nicht nur Vorteile für die Arbeitnehmer hat. Unternehmen sparen beispielsweise Kosten für Raummiete.
Doch einfach zu erlauben, dass der Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten kann, reicht nicht aus.
Der Mitarbeiter braucht einen Arbeitsplatz und Arbeitsgeräte, wie Computer, Drucker, Schreibtisch oder einen Schreibtischstuhl. Dafür ist der Arbeitgeber verantwortlich. Hinzu kommen die Kosten für Strom und Heizung. Angesichts der hohen Inflation und der zusätzlich stark gestiegenen Energiekosten ist das ein nicht zu vernachlässigender Kostenpunkt.
Kosten im Homeoffice – am besten eine Vereinbarung treffen
Um die Kostenfrage für die Arbeit im Homeoffice zu klären, ist es sinnvoll, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer schon im Vorfeld alles klären und eine entsprechende Vereinbarung treffen. Das kann im Arbeitsvertrag erfolgen oder allgemeingültig in einer Betriebsvereinbarung.
Letzteres hat für den Arbeitgeber den Vorteil, dass er einmal eine Regelung trifft, die dann für alle gilt. Individuelle Vereinbarungen sind dann nicht notwendig.
Diese Vereinbarung – ob nun allgemein oder individuell – enthält noch weitere Details, beispielsweise die Arbeitszeit, die Tätigkeitsdauer im Homeoffice, Urlaubsregelungen, die von der Norm abweichen können oder Ähnliches.
Auch die Kostenfrage ist Teil dieser Vereinbarung, beispielsweise wie hoch der Homeoffice-Zuschuss vom Arbeitgeber ist, an welchen Kosten er sich beteiligt, in welcher Form und in welcher Höhe.
Diese Vereinbarung gibt sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Unternehmen ein hohes Maß an Rechtssicherheit für den Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung in der Zukunft. Dabei sollte die Regelung auf jeden Fall einvernehmlich erfolgen.
Das Homeoffice soll schließlich ein Benefit für beide Seitensein.
Was kostet das Arbeiten im Homeoffice?
Untersuchungen zufolge entstehen durch die Arbeit im Homeoffice jedes Jahr Mehrkosten in Höhe von 250 Euro durch höhere Strom- und Heizkosten.
- Ein PC mit Monitor kostet etwa 50 Cent pro Tag an Strom. Das sind rund 125 Euro pro Jahr.
- Ein Laptop schlägt mit 15 Cent pro Tag zu Buche. Das ergibt rund 40 Euro pro Jahr.
- Zwei externe Monitore kosten etwa 50 Euro pro Jahr.
- Für Smartphone und Beleuchtung kommen weitere 5 Cent pro Tag oder 15 Euro pro Jahr hinzu.
- Für Mahlzeiten und Kaffee kommen übers Jahr noch etwa 50 Euro hinzu.
Die Höhe der Stromkosten ist eng mit dem Preis des Stromanbieters verknüpft. Wer hier einen günstigen Anbieter findet, beispielsweise durch einen Stromanbieter-Vergleich, kann bares Geld sparen.
Das gilt übrigens auch für die Heizkosten.
Wer übernimmt diese Kosten – Mitarbeitende oder Arbeitgeber?
Die größte Herausforderung in Bezug auf die Strom- und Heizkosten sind die entsprechenden Nachweise. Der Mitarbeitende muss nachweisen, dass die höheren Stromkosten tatsächlich auf die Tätigkeit im Homeoffice zurückzuführen sind.
Diese Kosten sind ersatzfähig, der Nachweis ist allerdings nicht so einfach.
Liegen noch mindestens eine, besser mehrere Strom- und Heizkostenabrechnungen vor, die aus der Zeit vor der Arbeit im Homeoffice stammen, ist es denkbar einfach, die höheren Stromkosten nachzuweisen.
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, seine Mitarbeitenden mit den erforderlichen Arbeitsmitteln auszustatten, beispielsweise die technischen Geräte. Darin sehen die meisten Unternehmen kein Problem.
Konflikte kann es allerdings geben, wenn es um die weitere Ausstattung des Homeoffice mit Möbeln geht, wie ein Regal, Schreibtisch und Schreibtischstuhl. Schließlich soll die Arbeit im Homeoffice den Mitarbeitenden nicht zusätzlich finanziell belasten.
Für den Arbeitgeber darf es keine zu große Entlastung sein.
Wo liegt das „überwiegende Interesse“?
Um die Frage nach der Kostentragung im Homeoffice zu klären, kommt häufig das „Prinzip des überwiegenden Interesses“ zum Einsatz. Wenn der Arbeitgeber die Arbeit im Homeoffice anordnet, ist es in seinem Interesse.
Will der Mitarbeitende jedoch auf eigenen Wunsch im Homeoffice arbeiten, obwohl es einen Schreibtisch-Arbeitsplatz für den Mitarbeitenden gibt, hat der Arbeitnehmer das größere Interesse.
Gängige Praxis ist es mittlerweile, dass die Seite mit dem überwiegenden Interesse auch die Kosten trägt.
Wenn Mitarbeitende es vorziehen, zu Hause zu arbeiten, kann der Arbeitgeber nur die technische Ausstattung zur Verfügung stellen. Die Kosten für die sonstige Einrichtung des Homeoffice trägt der Mitarbeitende.
Da heute viele Arbeitgeber sehr daran interessiert sind, qualifizierte Mitarbeitende für ihr Unternehmen zu finden und zu halten, beteiligen sie sich häufig dennoch an den Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes zu Hause.
Nebenkosten für das Homeoffice steuerlich geltend machen
2020 und 2021 konnten Mitarbeitende die Kosten für das Homeoffice steuerlich geltend machen, auch wenn sie dafür kein abschließbares Arbeitszimmer zur Verfügung hatten Die Homeoffice-Pauschale betrug 5 Euro pro Tag bis zu einem Maximalbetrag von 600 Euro pro Jahr.
Ab der Jahressteuererklärung für 2023 gibt es Änderungen bei diesem Gesetz. Die steuerliche Absetzbarkeit gilt nur dann, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet. Dann sind die Kosten vollständig absetzbar.
Es gibt auch eine neue Jahrespauschale in Höhe von 1260 Euro. Wer die Pauschale nutzt, muss nicht alle Kosten einzeln nachweisen. Es kann sich jedoch lohnen, die tatsächlichen Kosten zu prüfen.
Liegen sie über der Pauschale, lohnt es sich, die einzelnen Nachweise einzureichen.
Wer im Homeoffice arbeitet, das Arbeitszimmer allerdings nicht „Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit“ ist, aber im Betrieb keinen Arbeitsplatz zur Verfügung hat, kann ab 2023 die Homeoffice-Pauschale nutze. Sie beträgt 6 Euro pro Tag bis zu einem Maximalbetrag von 1260 Euro.
Fazit
Die Arbeit im Homeoffice ist nicht nur in technischer Hinsicht eine große Herausforderung für Mitarbeitende und Unternehmen. Auch die Kosten und deren Aufteilung können zur Herausforderung werden.
Für die technische Ausstattung gibt es vom Gesetzgeber klare Vorgaben, die sonstige Einrichtung ist verhandelbar.
Rechtliche Klarheit entsteht durch individuelle Vereinbarungen oder eine Betriebsvereinbarung. Häufig zahlen die Unternehmen eine Pauschale. Wenn Homeoffice für ein Unternehmen zum normalen Arbeitsplatzmodell wird, ist eine Betriebsvereinbarung von Vorteil.
Dann müssen nicht mit jedem einzelnen Mitarbeitenden individuelle Vereinbarungen getroffen werden.
