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Von Analyse bis Zielumsetzung: Unternehmensprozesse Schritt für Schritt verbessern 

Artlando Wandbilder

Ein altes Sprichwort besagt: Fürchte dich nicht vor Veränderungen, fürchte dich vor dem Stillstand. Diese Weisheit passt natürlich auch gut zu Betrieben jeder Art. Denn der branchenspezifische Markt entwickelt sich – und das machen selbstverständlich auch die Ansprüche der Zielgruppe eines Unternehmens.

Technische Innovationen, besonders durch den Nutzen der modernen Digitalisierung, verändern Produktionsprozesse ebenfalls und schaffen ein Extraplus von Effizienz. 

Solche Entwicklungen dürfen Unternehmerinnen oder weibliche Führungskräfte natürlich nicht verschlafen.

Durch das genaue Analysieren der Wettbewerbsfähigkeit und das strategische Ausnutzen von konkreten Handlungspotenzialen schaffen Frauen als Chefinnen des eigenen Unternehmens oder als Führungskräfte echte Mehrwerte, um den eigenen Betrieb besser aufzustellen. 

Dieser Beitrag bietet wertvolle Unterstützung, wenn auch du deinen Unternehmensprozess optimieren möchtest. 

A wie Analyse: der perfekte Start 

Um ein bestimmtes Ziel auszumachen und durch einen konkreten Plan umzusetzen, ist es essenziell, zunächst durch gründliche Analyse den genauen Ist-Zustand des Unternehmens festzuhalten.

Dieser charakterisiert den Ausgangspunkt der geplanten Weiterentwicklung und idealerweise auch den des Wachstums. Als Unternehmerin solltest du also zunächst ganz konkret diesen Ausgangspunkt definieren, denn er ist das Fundament deiner künftigen Strategie. 

Du selbst kannst den Ist-Zustand deines Betriebes vielleicht nicht genau einschätzen – als Unternehmerin bist du natürlich befangen. Ähnlich verhält es sich mit deinem Personal. Wertvolle Unterstützung bietet in diesem Fall das unabhängige und deshalb objektive Urteil durch einen externen Profi. 

Was Business Analysten leisten 

„Das haben wir aber immer schon so gemacht.“ – Das ist eine echte Killerphrase. Durch solche Aussagen wundert es nicht, wenn der Erfolg eines Unternehmens torpediert wird und ein Vorwärtskommen nicht stattfindet. Experten von außerhalb des Unternehmens erkennen solche Hemmnisse rasch und können wirkungsvoll dagegen angehen.  

Der Grund: Als externe Fachkräfte sind diese weder durch spezielle Verbindungen noch Vorlieben bezüglich der Bedingungen eines Betriebes beeinflusst.

Sie schätzen beispielsweise nicht aus Tradition spezielle Produktionsverfahren, sind nicht den Weisungen von Führungskräften der beauftragenden Unternehmen verpflichtet und haben weder Lieblingskunden noch Lieblingskollegen. 

Es handelt sich bei diesen Fachkräften um Business Analysten, die spezifische Qualifikationen mitbringen:

Dazu gehört es, komplexe Informationen zu analysieren und interpretieren, Prozesse zu optimieren und Lösungen für Geschäftsprobleme zu entwickeln. Diese Fertigkeiten haben mehrere positive Effekte auf ein Unternehmen: Durch ihre professionelle Beratung können Business Analysten unter anderem die Kosten reduzieren, die Effizienz und Kontrolle steigern sowie neue strategische Optionen schaffen.  

Die dazugehörigen Prozesse können auch auf einen spezifischen Schwerpunkt gemünzt werden: Beim Schwerpunkt Datenanalyse geht es mehr um Aspekte wie Cloudlösungen, Data Science und Data Warehousing.

Der Schwerpunkt Prozessanalyse befasst sich vorwiegend mit der Optimierung von Geschäftsprozessen für mehr Effizienz und Produktivität. 

Man sollte aber nicht verschweigen, dass es durchaus unangenehm sein kann, wenn das eigene Unternehmen von einer externen Person genau überprüft wird. Doch als gute Unternehmerin oder auch Führungskraft des Betriebes zeichnest du dich dadurch aus, dass du diese Prüfungen veranlasst und professionelle Kritikfähigkeit zeigst.

Von dem wertvollen Input von außen wirst du schlussendlich profitieren. 

Unternehmensprozesse: Lückenlose Bestandsaufnahme des Betriebs 

bestandsaufnahme des betriebs

Unabhängig davon, ob das Analysieren des Ist-Zustandes deines Unternehmens durch dich selbst oder den externen Spezialisten vorgenommen wurde – danach erfolgt das Auflisten aller relevanten Daten und Fakten.

Ganz konkret unterzieht man dieses Material nun einer ausführlichen Bewertung.  

  • Welche Fakten bieten Handlungs- und Verbesserungspotenzial?  
  • Welchen dieser Faktoren solltest du gleich angehen?  
  • Welche Verbesserungen sind vom Unternehmen durchzuführen und welche von externen Professionals?  
  • Welche Abteilungen oder Tätigkeiten des Betriebs sind betroffen?  
  • Welche Kosten verursacht ein bestimmtes Problem?  

Diese Auflistung stellt selbstverständlich keinen vollständigen Bestand von Fakten dar, sondern lediglich Beispiele, welche typisch sind. 

Vor der Entwicklung passgenauer Strategien musst du diese Punkte gewichten. Denn wenn nun ein konkretes Ziel umgesetzt werden soll, sind diese top-gelisteten Baustellen des Betriebes auch diejenigen, deren Bearbeitung vorrangig erfolgen sollte.  

Übrigens: Es hat nichts mit Führungsschwäche zu tun, wenn Unternehmerinnen gute Führungskräfte oder Mitarbeiter miteinbeziehen, wenn Bestandsaufnahmen des Betriebs anstehen. Ehrliche Kritik, aber auch Lob durch solche Angestellte machen Betriebsabläufe ebenfalls transparenter und besser einschätzbar. 

Das Ziel definieren 

Das Festsetzen dessen, was betriebliche Strategien umsetzen sollen, stellt den Start der eigentlichen Strategieentwicklung dar. Denn ohne diese Konkretisierung verpuffen Maßnahmen, weil diese mehr oder weniger willkürlich nach dem Betriebscheck beschlossen worden sind.

Je konkreter du als Unternehmerin das Ziel formulierst, umso präziser sind passende Strategien aufzusetzen. 

Ein Beispiel: 

  • Wenig konkret: Durch Steigerung der Produktivität des Online-Marketings sollen Umsätze des Unternehmens um etwa 12 Prozent gesteigert werden. 
  • Ganz konkret: Durch professionelle Online-Auftritte und Maßnahmen einer präzise entwickelten Strategie rund um das Online-Marketing sollen innerhalb von 12 Monaten Umsatzsteigerungen von 12 Prozent umsetzbar sein. 

Die Strategie entwickeln 

Ist- und Soll-Zustand des Unternehmens definieren Start- und Ziel der Strategie. Es gilt nun herauszuarbeiten, welche Änderungen vorzunehmen sind, um das Optimieren von Betriebsprozessen ideal umzusetzen.

Ebenfalls müssen Handlungspotenziale der einzelnen Abteilungen klar sein. Besonders wichtig sind diesbezüglich auch Zuweisungen von Funktionen.

Welche Führungskraft erhält welche Jobs, um das Optimieren des Unternehmens voranzutreiben? 

Es ist ratsam, solche Strategien durch Etappen auszugestalten. Das bietet erfreuliche Vorteile. Zunächst motivieren gute Ergebnisse aus den jeweiligen Etappen natürlich. Doch sollte etwas nicht nach Plan funktionieren, sind Änderungen rechtzeitig durchführbar.

Dieses Skalieren von Strategien stellt einen wichtigen Beitrag dar, um den Veränderungsprozess des Unternehmens präzise umzusetzen. 

Motivation von Mitarbeitern 

Ein entscheidender Faktor, um erfolgreiche Strategien durchzusetzen, besteht darin, dass auch stark eingebundene Mitarbeiter den Prozess unterstützen. Das erreichst du unter anderem dadurch, dass du deinem Team klarmachst, wie auch sie von den geplanten Veränderungen profitieren.

Natürlich sind Benefits ebenfalls ein kluger Anreiz. Idealerweise erhalten Mitarbeiter durch einen Strategietermin wertvolle Informationen, um den Erfolg des gemeinsamen Unternehmens sicherzustellen. 

Unterstützung vom externen Profi als gute Idee 

Es stellt sich also die Frage, ob externe Spezialisten beauftragt werden sollten. Vielleicht bestehen zunächst Hemmungen, Unterstützung von außerhalb anzunehmen.

Doch gerade große Konzerne machen es vor, dass kluge Strategien durch solche Partnerschaften zustande kommen können. Solche Strategien starten meist durch ein sogenanntes Audit, das verbesserungswürdige Betriebsprozesse aufdeckt und deshalb diskussionswürdig macht.

Diese externen Checks gelten als wertvolle Investitionen und schaffen durch das jeweilige Handlungspotenzial einen echten Mehrwert für Unternehmen aus ganz unterschiedlichen Branchen.  

Als weibliche Führungskraft Veränderungen durchsetzen

als führungskraft veränderungen durchsetzen

Studien besagen, dass auch heute noch erst ein Drittel von Führungskräften Frauen sind. Und diese Frauen sind nicht selten höheren Belastungen ausgesetzt als Männer aus den gleichen Positionen eines Unternehmens.

Gerade bezüglich des Aufdeckens von Veränderungsbedarf eines Betriebs und der Entwicklung und Durchführung von passenden Strategien weht den Frauen meist ein rauer Wind entgegen. 

Um erfolgreich aufzutreten und solche Veränderungen effizient und sicher umzusetzen, sind bestimmte Rahmenbedingungen unerlässlich. Einen dieser Faktoren, das Audit oder jede andere Form von gründlicher und nachvollziehbarer Analyse des konkreten Handlungsbedarf – hast du schon kennengelernt.

Doch auch das Formulieren klarer Zielsetzungen dient als unverzichtbares Mittel, um den Erfolg der später ausgewählten Strategie sicherzustellen. 

Gerade als Frau profitierst du erfreulich, wenn du den Zweck und das Strategiekonzept klar präsentierst.

Gegenüber Mitarbeitern und eventuellen Anteilseignern, aber auch gegenüber eventuellen Kreditgebern, durch deren Darlehen solche Veränderungen von Betriebsprozessen unter Umständen finanziert werden. Je klarer das Präsentieren, umso nachvollziehbarer das Projekt und vermutlich auch besser das Unterstützen durch Beteiligte. 

Der Plan: das A und O 

Punkte als Unternehmerin oder weibliche Führungskraft dadurch, dass rund um das Optimieren von betrieblichen Prozessen fachkundige und fundierte Darstellungen existieren.

Es sind nachvollziehbare Fakten, Daten und Zahlen, durch deren Auflistung geplante Strategien wertvolle und effiziente Grundlage erhalten. Erforderliche Maßnahmen, betroffene Abteilungen, involvierte Mitarbeiter, Zeitpläne, Etappen und Kosten sind klar festzuhalten.

Ein unverzichtbarer Bestandteil solcher Strategien: objektive Messbarkeit des Erfolges der eingesetzten Maßnahme!

Denn dies stellt sicher, ob Strategie funktionieren oder Bedarf von Abänderungen besteht. Zusätzlich dient solche Planung den Beteiligten als Leitfaden und – wenn erste Ziele aus den jeweiligen Etappen der Strategie umgesetzt sind – auch als Motivation.

Also: erst planen, dann durchführen! 

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