Virtuelle Assistenz Stundensatz: Wie du deinen Stundensatz berechnest als VA

Heute möchte ich dir Tipps an die Hand geben, mit denen du zu Beginn deiner Selbständigkeit als virtuelle Assistentin deinen Stundensatz kalkulieren kannst. Falls du mir auf Social Media folgst oder unsere Webseite bueromy.com kennst, weißt du vermutlich bereits, dass ich ein großer Fan von Leistungspaketen bin.

Das bedeutet, dass wir ein Ergebnis verkaufen und nicht mehr unsere Zeit gegen Geld tauschen. Aber darum soll es im heutigen Artikel nicht gehen. Heute geht es um deinen zukünftigen Stundenlohn.

Welcher Stundensatz ist für eine VA angemessen?

Eins gleich vorweg: Dein Stundensatz als virtuelle Assistenz hängt maßgeblich von deiner Berufserfahrung, deiner Expertise, deinem Angebot und auch von deinem verkäuferischen Talent ab.

Wenn du nur auf Zuruf einzelne Aufgaben erledigst, wirst du wahrscheinlich keine Chance haben, mehr als EUR 45,00 netto pro Stunde zu verdienen.

Wenn du allerdings ein gesamtes Aufgabengebiet eigenverantwortlich übernehmen und erledigen kannst, z. B. Social Media Management oder Buchhaltung, und damit als Expertin wahrgenommen wirst, sind Stundensätze bis zu EUR 80,00 (Stand: Ende 2022) und zum Teil auch mehr möglich, was einen sehr guten Jahresumsatz bedeuten würde. 

Mein Start als Virtual Assistant

Gerne möchte ich dir kurz von meinem Start ins Business erzählen. In der Situation, in der du dich jetzt gerade befindest, war ich Ende 2018 auch. Ich hatte damals bereits entschieden, mich als Bürodienstleisterin, sprich virtuelle Assistentin, hauptberuflich selbständig zu machen.

Ich wusste damals übrigens nicht mal, dass es den Begriff Virtuelle Assistenz gibt.

Ich hatte bereits eine Vorstellung von meinem Angebot (der typische Bauchladen aufgrund meiner gesamten Erfahrung) und war gerade dabei, meinen Stundensatz zu kalkulieren. Und ich muss gestehen, ich hatte damals weder viel Ahnung noch einen Plan trotz vieler Berufsjahre im Projektmanagement.

Was will ich dir damit sagen?

Mach dir also keine Sorgen. Du bist nicht allein damit. Auch du wirst nach diesen Zeilen ein gutes Gefühl für deinen Stundensatz haben.

Aber kurz zurück zu meiner Story: Top motiviert und von mir selbst überzeugt, habe ich also meinen Stundensatz bei flotten 60 Euro netto (2018!) angesetzt.

Während ich ein paar Mitbewerber beobachtet und mein Angebot für die Webseite erstellt habe, bin ich eingeknickt. Ohne VA-FB-Gruppen überhaupt zu kennen, die mich – würde ich heute gründen – wirklich verunsichern würden, kam sie plötzlich über mich: die Angst, nichts Besonderes zu sein.

Ich war davon überzeugt, dass alle anderen viel mehr können als ich und auch einen viel niedrigeren Stundensatz verrechnen und von einer Sekunde auf die andere stand bei meinem Netto-Stundensatz im Business-Plan die Zahl 45!

Das war der erste Aufprall auf dem harten Boden der Realität.

Eine mir bekannte Steuerberaterin hat mir dann auch noch gesagt, dass ich diese 45 Euro niemals von einem Auftraggeber bezahlt bekommen werde und ich Idiot hab ihr das geglaubt. Dann nahm ich meine rosarote Brille ab.

In diesem Moment wollte ich zum ersten Mal aufgeben. Wozu überhaupt selbständig machen? Die ganze Arbeit für einen Hungerlohn?

Niemand war da, der mir geholfen hat, an mich und meine Fähigkeiten zu glauben.

Das Thema Mindset war damals auch noch nicht so massentauglich und überall erhältlich wie heute. Ich habe diesen niedrigen Stundenlohn damit gerechtfertigt, dass ich ja noch neu im Geschäft bin und noch viel lernen muss.

By the way: Für meinen ersten größeren Kunden habe ich dann um heiße 35 Euro netto pro Stunde gearbeitet. Ich musste auch noch zum Kunden hinfahren und die Fahrzeit wurde nicht mal bezahlt. Aber das Schlimmste daran war: Ich habe die Tätigkeiten dort gehasst.

Eingangsrechnungen in einer Software erfassen, Ablage, Ablage und nochmals Ablage wie auf dem Fließband.

Das war definitiv nicht das, was ich machen wollte und weit unter dem, was ich mit meinen Qualifikationen eigentlich machen hätte können. Ich war aber der Meinung, alles annehmen zu müssen, um irgendwie Geld zu verdienen.

Ich habe es einfach nicht besser gewusst…

Kennst du dieses Gefühl oder bist du sogar jetzt gerade in derselben Situation?

Hätte ich heute für diese Situation damals einen Wunsch frei, würde ich mir jemanden an meiner Seite wünschen, der mir sagt, dass es so auch gar nicht funktionieren kann. Jemanden, der mich an die Hand nimmt und sagt: „Meine Liebe, lass uns mal schauen, was du eigentlich anbietest.“

Der Bauchladen funktioniert in den seltensten Fällen.

Weiters müssen wir deine Zielgruppe definieren, sonst wirst du nie Aufträge an Land ziehen, die du echt mit Leidenschaft erledigst. Außerdem brauchst du eine Experten-Positionierung. Also lass uns deine maßgeschneiderte Positionierung heute und hier definieren.

Und eins ist noch wichtig, meine Liebe:

Du musst netzwerken! Mit deiner Zielgruppe und mit Multiplikatoren. Was Multiplikatoren sind, erkläre ich im Video „Netzwerken als VA – so geht’s richtig“.

Ein gutes Netzwerk ist eine der wichtigsten Säulen für langfristigen Erfolg in deinem Business.

Hätte ich so jemanden an meiner Seite gehabt, hätte ich mir wirklich harte eineinhalb Jahre gespart, in denen ich einen Fehler nach dem anderen gemacht und quasi so gut wie kein Geld verdient habe. 

Heute habe ich das hinter mir und zeige anderen, wie sie erst gar nicht in diese Fallen tappen. Heute rufe ich Stundensätze von bis zu EUR 200,00 netto ab, wenn ein Leistungspaket aus welchen Gründen auch immer nicht in Frage kommt.

Die meisten Virtuellen Assistenten rechnen nach Stundensatz ab. Das macht meines Erachtens nur aus 3 Gründen Sinn:

1. Du startest gerade erst in die Selbständigkeit (oder mit einem neuen Angebot) und sammelst erste Erfahrungen, um zukünftig den Aufwand für einzelne Leistungen besser abschätzen zu können
2. Du startest mit einem neuen Auftraggeber in die Zusammenarbeit ohne konkretem Ziel und kannst den Aufwand noch nicht abschätzen
3. Einen einmaligen Auftrag, wie Einrichtungskosten von Tools oder Recherchearbeiten, empfehle ich ebenfalls, nach Stundensatz abzurechnen

Wenn du dann genug Erfahrungen gesammelt hast und du richtig gut in dem bist, was du tust, wird es Zeit dir eine Experten-Positionierung zuzulegen, da du damit einen höheren Stundensatz abrufen kannst. Im nächsten Schritt kannst du dann auch über die Schnürung von Leistungspaketen nachdenken.

Aber nur dann, wenn du auch wirklich ein Ergebnis verkaufen kannst. Dazu aber mehr in einem anderen Artikel.

Eines möchte ich dir noch mitgeben:

Bevor ich dir gleich zwei Möglichkeiten aufzeige, wie du an die Sache herangehen kannst, solltest du deine Lebenshaltungskosten ermitteln.

Notiere dir all deine privaten Ausgaben, die monatlich anfallen. So weißt du, was dir zukünftig mindestens übrigbleiben muss. Eine unbedingte Pflichtaufgabe, wenn du in die volle Selbstständigkeit startest.

Virtuelle Assistenz Stundensatz berechnen – Möglichkeiten

Möglichkeit 1:

Schreibe nun die Zahl auf, die dir in den Sinn kommt, wenn du an deinen Stundensatz denkst. In meinem Rechenbeispiel gehe ich mal von einem Stundensatz von EUR 45,00 netto aus.

• Schreibe nun die Summe des monatlichen Netto-Umsatzes auf, den du verdienen möchtest bzw. musst, um deinen Lebensunterhalt bestreiten zu können. Für dieses Beispiel gehe ich von einem monatlichen Umsatz von EUR 5.000 netto aus. Zur Information: Da bleibt dir dann etwas weniger als die Hälfte über, wenn alle Steuern abgezogen wurden.
• Rechne dir nun aus, wie viele Stunden du in der Woche abrechnen musst, um diesen Umsatz zu erzielen (Umsatz dividiert durch 4 Wochen dividiert durch 45 Euro Stundensatz). Wenn ich jetzt von einem monatlichen Netto-Umsatz von EUR 5.000 ausgehe, ergibt das folgendes: EUR 5000/4 = 1250 /45 ergibt rund 28 abrechenbare Stunden.
• Jetzt rechnest du noch mind. 25 % der Stunden dazu (also rund 7 Stunden, ich empfehle allerdings mindestens 2 Stunden pro Tag, also 10 Stunden pro Woche), die du auch – vor allem im ersten Jahr – arbeitest, aber nicht abrechnen kannst. Diese 10 Stunden reservierst du dir einerseits für Tätigkeiten, die gemacht werden müssen, aber kein Geld bringen, wie z. B. deine eigene Buchhaltung, das Testen von neuen Softwaretools, Ideen oder neue Angebote entwickeln, sich weiterbilden und andererseits für MoneyMakingActivities.

Was sind MoneyMakingActivities?

Das sind Aktivitäten, die jetzt oder später Geld bringen, wie z. B.:

• Inhalte für Social Media erstellen,
• Reichweite aufbauen mit deiner Zielgruppe und Multiplikatoren,
• Netzwerken mit deiner Zielgruppe und Multiplikatoren,
• Erstgespräche führen und so weiter.

Das ergibt mind. 35 Wochenstunden bzw. 38 Stunden, wenn du die von mir empfohlenen 2 Stunden pro Tag aufwendest.

In unserem Beispiel bedeutet das, dass du einen Umsatz von EUR 5.000 netto mit einem Stundensatz von EUR 45 netto erzielen kannst, wenn du ca. 38 Stunden pro Woche aufwendest. Das wären dann nach Abzug von Steuern ca. EUR 2.300 netto, die dir übrigbleiben.

Kein Urlaubsgeld, kein Weihnachtsgeld. Jeder Tag, an dem du nicht arbeitest, bedeutet am Ende des Monats weniger Geld auf deinem Bankkonto.

Wie sieht nun dein Ergebnis aus? Bist du zufrieden?

Falls du nicht zufrieden bist, hast du 3 Möglichkeiten:

• erhöhe den Stundensatz, bist du mit dem Ergebnis aus diesem Beispiel zufrieden bist
• überlege dir für die Zukunft Leistungspakete für sich laufende wiederholende Tätigkeiten

Nimm die Abkürzung und komm zu BüRomy!

Werde Teil einer eingetragenen und preisgekrönten Marke! Wir stellen dir ein komplett fertiges Business zur Verfügung. Ich stehe dir mit meiner gesamten Expertise und Erfahrung zur Seite.

Bei uns erwartet dich eine einzigartige Betreuung in Form von Masterminds, mit lauter Expertinnen aus unserem Netzwerk, aus einem individuellen Mentoring mit mir, in dem ich mit dir deine Zielgruppe, dein Angebot und deine Positionierung erarbeite und Mindfucks eliminiere.

Außerdem ersparst du dir bei uns die ganzen Mindfucks, was deinen Stundensatz betrifft.

Wir haben einerseits sehr hohe Stundensätze und andererseits bereits tolle Pakete geschnürt, die du für dich anpassen kannst. Solltest du etwas anbieten, was wir noch nicht in unserem Portfolio haben, schnüren wir mit dir gemeinsam deine eigenen Leistungspakte.

Weiters lernst du bei uns, wie du mit deinem Content deine Zielgruppe mitten ins Herz oder in den Schmerz triffst und wie du eine TopVerkäuferin wirst. Alles, was du brauchst, um erfolgreich zu werden, aus einer Hand.

Kommen wir nun noch zur Möglichkeit 2:

Gehen wir wieder von einem Umsatz von EUR 5.000 netto aus und nehmen wir an, dass du nur max. 30 Stunden pro Woche in dein Business investieren kannst.

Ziehe nun von den 30 Stunden 7 Stunden ab, die du für Tätigkeiten, die gemacht werden müssen und für MoneyMakingActivities benötigst, um dein Business voranzubringen, wie vorher im Detail beschrieben.

Dann bleiben effektiv 23 Stunden pro Woche über, die du abrechnen musst.

Das bedeutet in unserem Beispiel: Umsatz EUR 5.000 dividiert durch 4 Wochen dividiert durch 23 Stunden = Trommelwirbel rund EUR 55,00 netto. Meines Erachtens ein guter Stundensatz für eine VA, die gerade startet.

Solltest du am Anfang kostenlos arbeiten?

Auf gar keinen Fall. Auch wenn du erst am Anfang deiner Selbständigkeit stehst, egal, ob nebenberuflich oder Vollzeit selbstständig, solltest du für niemanden kostenlos arbeiten.

Deine Auftraggeber bezahlen dich für deine Erfahrung, deine Ausbildungen, den Mehrwert, den du ihnen bietest und später auch für Resultate, die du bereits mit anderen Kunden vorweisen kannst.

Schlage doch zu Beginn einen kleinen Test-Auftrag vor!

Eine echte Aufgabe mit überschaubarem Zeitaufwand und einem Pauschalbetrag, damit dein Kunde einen Eindruck von dir und der abgelieferten Leistung bekommt. 

Die berühmten letzten Worte…

Solange du Zeit gegen Geld tauschst, sprich Stunde gegen Euro, kannst du immer nur so viel verdienen, wie du auch zeitlich investierst.

Das bedeutet, wenn du deinen Umsatz steigern möchtest, musst du mehr Stunden arbeiten und das bringt eine Beschränkung mit sich. Außerdem kannst du deinen Stundensatz nicht bis ins Unermessliche steigern, da die Kundenakquise dann immer schwieriger wird.

Solltest du dir bei deinen Herausforderungen jemanden an deiner Seite wünschen, nimm gern Kontakt mit mir auf. Noch gibt es kostenlose Mentorings bei mir, die dich und dein Business weiterbringen. Die Feedbacks zu diesen Terminen sind einfach nur der Hammer, was mich wirklich mega freut.

Ich wünsche dir ganz viel Erfolg. 

Über die Autorin Romy Krenn:

Romy Krenn ist die Gründerin der preisgekrönten Marke BüRomy, Visionärin, Expertin für VA-Business-Aufbau und Business Mentorin.

Als Expertin für VA-Business-Aufbau und als Gründerin der preisgekrönten Marke BüRomy hat sie im Alleingang im Jahr 2020 ein Franchise-System für Virtuelle Assistentinnen gegründet. Mit dem Franchise-System hat sie es sich zum Ziel gesetzt, eine Elite an virtuellen Assistentinnen aufzubauen und diese beim Business-Aufbau und ihrer individuellen Strategie zu unterstützen, damit sie schneller ihre gewünschten Ziele erreichen.

Von ihren Franchise-Nehmerinnen wird sie als inspirierende Mentorin und Motivatorin beschrieben, die für alle Probleme eine Lösung findet.

2021 wurde sie mit dem HIPE Award ausgezeichnet und zählt damit zu den Top150 ausgezeichneten Dienstleistern im deutschsprachigen Raum.

Im November 2022 hat sie mit BüRomy den begehrten Business-Award Berlin gewonnen, für einen weiteren Award ist sie nominiert. Weiters wurde sie im Jahr 2022 in die Enzyklopädie der Successful People in Germany and Austria aufgenommen.