PDF-Datei für die Bewerbung zu groß? So lässt sie sich komprimieren

Eine PDF-Datei ist zu groß für einen Dateianhang einer E-Mail, beispielsweise für eine Bewerbung? Das ist kein Problem für sog. PDF-Konverter und ähnliche Tools. Eine Übersicht zeigt, was (oft kostenlose) PDF-Konverter alles können und wie Bewerbungsunterlagen garantiert in der richtigen Dateigröße beim potenziellen Arbeitgeber ankommen.

Das können PDF-Konverter

Es muss nicht immer ein teures Bearbeitungsprogramm sein. PDF-Konverter wie Smallpdf können mit allen gängigen Funktionen auftrumpfen:

• PDF in Word (.docx) umwandeln: Die wohl am häufigsten genutzte Funktion von PDF-Konvertern: Eine PDF-Datei in ein Word-Dateiformat umwandeln.
• Automatische Texterkennung (mit OCR-Unterstützung): Aus eingescannten PDFs oder sogar aus Fotos kann im Handumdrehen ein leicht durchsuchbarer Text erstellt werden. Dazu gibt es die automatische Texterkennung OCR, bekannt als „Optical Character Recognition“ – oder auf Deutsch „optische Zeichenerkennung“. Diese spart oft eine Menge Zeit, egal ob im Studium oder auf der Arbeit. So bleibt mehr Zeit für Freizeit und Hobbys. 
• PDF komprimieren: Die Dateigröße einer PDF zu verkleinern, ist oftmals bei E-Mail-Anhängen notwendig.
• PDFs zusammenführen oder teilen: Mehrere PDFs können problemlos zusammengefügt werden oder aus 20 Seiten jeweils 10 Seiten (oder eine andere gewünschte Anzahl) extrahiert werden. Eine Speicherung ist dann in verschiedenen Dateiformaten möglich.
• PDF bearbeiten: Text, Bilder, Tabellen oder Kommentare hinzufügen, Seiten sortieren/verschieben oder Dokumente mit elektronischer Signatur schnell unterschreiben. All das ist mit kostenfreien PDF-Konvertern möglich. Aber Achtung: Bei einigen Kündigungsschreiben ist eine handschriftliche Signatur notwendig, andernfalls kann es sein, dass diese nicht akzeptiert wird.
• Eine PDF-Datei aus anderen Dateiformaten erstellen: Word, Excel und PowerPoint-Dateien sowie Bilder (JPG/JPEG/PNG) können andersherum ebenfalls als PDF gespeichert werden.
• PDF schützen: Ein Passwort oder eine Sperre kann für sensible PDFs eingesetzt werden, PDF-Konverter können diese bei Bedarf aber auch entsperren.

PDF-Dateien für Bewerbung zusammenführen

Wer sich auf einen Job bewerben möchte, der soll manchmal alle wichtigen Bewerbungsunterlagen in einem PDF-Dokument schicken – beispielsweise, wenn es nur eine Schaltfläche zum Upload auf der Bewerbungsseite gibt.

Die Reihenfolge sieht dann wie folgt aus:

1. Anschreiben
2. Lebenslauf
3. Wichtige Zeugnisse / Zertifikate
4. Arbeitsproben (falls verlangt)

Für eine bessere Übersichtlichkeit bietet es sich manchmal an, alle Unterlagen in einer Datei zusammenzufügen – oder der Upload gibt schlichtweg nichts anderes her.

Dann können einzelne PDF-Dateien wie folgt zusammengefügt werden:

1. Gewünschten PDF-Konverter/Webseite öffnen
2. „PDF zusammenfügen“ wählen
3. Alle gewünschten PDFs hochladen
4. Gewünschte Reihenfolge einfach und bequem per Drag & Drop anordnen
5. Auf „Zusammenführen“ klicken
6. Das zusammengeführte PDF herunterladen

Wenn alle Dokumente zusammengefügt wurden, kann es leider sein, dass sie zu groß für den Upload auf dem Bewerbungsportal oder als E-Mail-Anhang sind. Hier kommt das Komprimieren von PDFs ins Spiel, was ebenfalls im Handumdrehen erledigt ist.

PDF komprimieren: So geht’s

Besonders häufig wird eine PDF-Datei als Anhang einer E-Mail versendet, beispielsweise bei Bewerbungen. Was ist zu tun, wenn die PDF mit allen Dateien einfach zu groß ist? Ganz einfach: Kostenlos die PDF-Größe komprimieren.

Das geht auch ohne die Installation von Extra-Software ganz einfach in wenigen Schritten:

1. Gewünschte Webseite/Konverter öffnen
2. Tool „PDF komprimieren“ auswählen
3. Zu verkleinernde Datei hochladen
4. Gewünschte Kompressionsstufe wählen (stark, mittel, leicht)
5. Komprimierung starten
6. Komprimierte PDF erhalten

Was passiert genau beim Komprimieren einer Datei? Sollten Bilder – wie es bei einer Bewerbung oftmals der Fall ist – vorhanden sein, wird die Bildauflösung reduziert. Aber keine Sorge: Das Foto ist dann immer noch klar und deutlich zu erkennen, lediglich die Dateigröße wird optimiert. Durch das Komprimieren wird eine PDF lediglich kleiner und kann besser verschickt werden, bleibt aber gleich gut lesbar.