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Hochwertige Software auf dem aktuellen Stand der Technik spielt in der heutigen, umfangreich digitalisierten Welt verschiedenen Bereichen des Lebens eine große Rolle. Das gilt nicht nur im Privaten, sondern auch für Unternehmen.
Warum sind die Anwendungen hier besonders relevant? Und welche Software benötigen Firmen, um im Alltag bestehen zu können?
Bedeutung hochwertiger Bürosoftware
Für einen umfangreichen Überblick lohnt sich zunächst ein Blick auf die Frage, welche Vorteile die Nutzung von hochwertiger Software auf dem Stand der Zeit für Unternehmen haben kann. Dazu gehören vor allem:
- Effizienz im Arbeitsalltag,
- Komfort für die Mitarbeiter
- sowie die Sicherstellung der Konkurrenzfähigkeit.
Effizienz und Komfort für die Mitarbeiter
Zum einen kann hochwertige Software eine gewisse Effizienz im Arbeitsalltag fördern. Programme, die schnell und fehlerfrei arbeiten, helfen dabei, den Zeitaufwand zu reduzieren. Zusätzlich sorgen gewisse moderne Funktionen für eine Zeitersparnis, indem sie zum Beispiel zu einer übersichtlichen Organisation beitragen.
All diese Aspekte helfen dabei, den Output, den die Mitarbeiter leisten können, zu erhöhen. Letztere haben ebenfalls einige Vorteile.
So besteht durch eine moderne Software ein höheres Maß an Komfort im Arbeitsalltag.
Das hat zur Folge, dass die Angestellten ihre Tätigkeit gerne ausüben und die Firma an Attraktivität gewinnt. Das gilt sowohl für potenzielle Neuzugänge als auch bezüglich einer dauerhaften Bindung des bereits angestellten Personals.
Sicherstellung der Konkurrenzfähigkeit
Des Weiteren trägt hochwertige und moderne Bürosoftware über die reine Effizienz hinaus dazu bei, dass ein Unternehmen konkurrenzfähig bleibt. Das gilt vor allem bei einem Blick auf branchen- und fachspezifische Programme.
Diese können, sofern sie auf dem modernsten Stand sind, eine Basis dafür liefern, neuartige Produkte zu entwickeln, mit der die Firma sich weitere Vorteile am Markt verschaffen und vielleicht sogar zukunftsweisende Trends setzen kann.
Unter anderem im Bereich der Technologie, wozu neben Weiterem die Entwicklungen im Automobilbereich gehören, hat dies eine besondere Bedeutung.
Software zur Texterstellung- und Bearbeitung
Die Basis für die Büroarbeit bietet eine geeignete Software zum Erstellen und Bearbeiten von Texten. Hiermit können unter anderem kleine Produktbeschreibungen, interne Dokumente und Ähnliches verfasst werden.
Gängige Programme zur Texterstellung
Das wohl bekannteste Programm in diesem Bereich ist Word, was neben anderen Anwendungen ein zentraler Teil des Paketes Microsoft Office ist. Neben einer Rechtschreibkorrektur enthält die Software verschiedene Formatvorlagen sowie eine Vielzahl von bekannten Schriftarten.
Einer der wichtigsten Nachteile ist allerdings der im Vergleich zu ähnlichen Programmen hohe Preis. Zu den Alternativen zählen unter anderem:
- Open Office,
- AbiWord
- und Google Docs.
Ähnlich wie Microsoft Office bietet Google Docs eine Cloudanbindung, sodass die entstandenen Texte im Netz gesichert werden können. Gleichzeitig ermöglicht dieses Feature einen Zugriff von verschiedenen Stellen, was im Geschäftsalltag große Vorteile mit sich bringen kann.
Weiterverarbeitung von Textdateien: Ein Blick aufs Detail
In einigen Situationen ist es wichtig, bereits erstellte Texte weiterverarbeiten zu können. Das gilt zum Beispiel, wenn an einer PDF-Datei Veränderungen vorgenommen werden müssen. Solche Schritte sind unter anderem über das Programm Adobe Acrobat möglich.
Dabei ist eine ganze Reihe von Details relevant. So besteht unter anderem die Option, einen neuen Text hinzuzufügen oder Details an einem bereits bestehenden Text zu anzupassen. Zusätzlich kann die Schriftart auf der Basis von Vorschlägen der Software verändert werden.
Übrigens: Neben Adobe Acrobat gibt es weitere Programme, mit denen PDF-Dokumente bearbeitet werden können. Dazu zählen unter anderem:
- Soda PDF Anywhere,
- PDFelement
- sowie Infix PDF Editor.
Kommunikationssoftware
Neben einer passenden Software zur Texterstellung haben Anwendungen, die eine flexible Kommunikation ermöglichen, für einen funktionierenden Unternehmensalltag eine wichtige Bedeutung.
Das gilt für die interne Kommunikation zwischen den Angestellten, wie für einen Austausch mit Kunden und externen Partnern. Dafür sind bei einem Blick auf die benötigte Software unter anderem relevant:
- E-Mail-Programme,
- Möglichkeiten zur Telefonie
- sowie Optionen für Videokonferenzen.
E-Mail-Programme
E-Mail-Programme ermöglichen eine einfache virtuelle Kommunikation in Textform sowie das Versenden von Dateien. Eine der gängigsten Varianten ist die Anwendung Microsoft Outlook. Mögliche Alternativen sind unter anderem:
- EM Client,
- Mozilla Thunderbird
- und Mailbird.
Neben einer einfachen und effizienten Funktionsweise sollte bei der Entscheidung unbedingt darauf geachtet werden, dass die jeweilige Option ein hohes Maß an Sicherheit sowie im besten Fall eine Verschlüsselungstechnik bietet.
Letztere ist vor allem bei der Nutzung von datenschutzsensiblen Dokumenten und Informationen wie zum Beispiel Kundendaten relevant. Seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung hat dieser Aspekt für Unternehmen ganz grundsätzlich eine besonders herausgehobene Bedeutung, da Fehler hohe Strafen nach sich ziehen können.
Beim Thema Sicherheit im Bereich der E-Mails ist allerdings nicht nur die Nutzung eines entsprechend ausgestatteten Programms von Bedeutung.
Vielmehr kommt es gleichzeitig auf die richtige Nutzung der Software an.
Eine kleine Übersicht über die in diesem Zusammenhang relevanten Faktoren findet sich auf der Webseite des Bundesamtes für Sicherheit und Informationstechnik.
Telefonie und Videokonferenzen
Ein weiterer Weg der Kommunikation in Unternehmen ist die Telefonie. Mittlerweile gibt es eine Reihe von verschiedenen IP-Telefonsystemen, die viele Vorteile mit sich bringen. Dazu gehören unter anderem:
- 3CX,
- Vonage
- sowie Aircall.
Über diese und ähnliche Systeme lassen sich Telefonkonferenzen schalten, was den Arbeitsalltag in vielen Situationen deutlich vereinfachen kann. Unter anderem über Vonage sind außerdem Videokonferenzen möglich.
Letztere lassen sich außerdem über Optionen wie Skype, Google Meet oder Zoom umsetzen. Auch Microsoft Teams bietet eine gute Basis für virtuelle Zusammenkünfte mit Bewegtbild. Die Bedeutung dieser Möglichkeiten könnte in den nächsten Jahren wachsen.
Aufgrund der Corona-Pandemie war phasenweise eine Vielzahl von Arbeitnehmern im Homeoffice beschäftigt. Das zeigt sich unter anderem anhand von Zahlen: So waren 24,8 Prozent der Erwerbstätigen in der Bundesrepublik im Jahr 2021 zumindest phasenweise im Homeoffice tätig.
Dadurch wurden die Bedeutung und die Vorteile dieses Modells für die Arbeitswelt sehr offensichtlich, was womöglich dazu führen wird, dass einige Firmen zukünftig ebenfalls entsprechende Optionen anbieten werden.
In diesem Zusammenhang spielt die Videotelefonie für den direkten Kontakt eine wichtige Rolle – unter anderem, um ein solides Teambuilding umsetzen zu können.
Software zur Buchhaltung und Rechnungserstellung
Nicht minder wichtig für einen funktionierenden Betrieb eines Unternehmens sind die Erstellung von Rechnungen sowie die Buchhaltung. Beide Faktoren können durch eine moderne Software deutlich erleichtert werden.
Funktionen und Vorteile
Eine Buchhaltungssoftware hat gleichzeitig den Vorteil, dass sie dazu beitragen kann, diverse Kosten einzusparen. So werden die Dienste von Buchhaltern oder Steuerberatern für diesen Aufgabenbereich nur noch teilweise oder gar nicht mehr benötigt.
Spezielle Programme zur Rechnungsstellung bieten vor allem ein höheres Maß an Effizienz.
So können je nach Software gewisse Produkte gespeichert und mit einem einfachen Klick zur Rechnung hinzugefügt werden – bei der Erstellung eines neuen Textdokumentes wäre allein dieser Schritt deutlich aufwendiger. Ähnliches gilt für die Daten von bereits bestehenden Kunden.
Gängige Programme für die Buchhaltung
Für die Buchhaltung gibt es verschiedene Programme. Seit langem bekannt und weitverbreitet ist unter anderem Lexware. Datev wird ebenfalls viel genutzt – vor allem für das Ziel einer reibungslosen und effizienten Zusammenarbeit mit einem Steuerberater hat die Software ihre Stärken.
Dabei besteht eine besonders hohe Kompatibilität mit anderen Buchhaltungsprogrammen, Programme wie BuchhaltungsButler setzen auf eine Cloud, in der die Daten abgespeichert werden.
Software zur Erstellung von Rechnungen
Zur Erstellung von Rechnungen gibt es ebenfalls eine Reihe von Programmen. So lässt sich diese Aufgabe mit lexofficeXl bewältigen. Die Software ist gleichzeitig für die Buchhaltung geeignet.
Gleiches gilt für das Programm Billomat Business. FastBillPro wiederum konzentriert sich einzig und allein auf die Erstellung von Rechnungen. Allerdings ist die Software mit einer Reihe von Buchhaltungsprogrammen kompatibel.
Fazit
Moderne und hochwertige Software-Anwendungen spielen im Alltag von Unternehmen heutzutage eine wichtige Rolle. Durch die Programme kann unter anderem die Effizienz gesteigert werden, was zu mehr Komfort für das Personal und einer höheren Konkurrenzfähigkeit führt.
Die Basis für die Büroarbeit bieten Programme zur Texterstellung. Moderne Software trägt außerdem zu einer einfachen und datenschutzkonformen Kommunikation per E-Mail bei und ermöglicht Telefon- und Videokonferenzen.
Schlussendlich kann eine Software zur Rechnungserstellung und Buchhaltung dabei helfen, gewisse Arbeitsschritte schneller umzusetzen und zu einer Kostenersparnis beitragen.
