Wie gehen Online Meetings wirklich Die 10 besten Ideen für professionelle virtuelle Meetings

Höchste Zeit, dass auch du vorne mit dabei bist bei Online Meetings. Deshalb erfährst du hier, wie du in virtuellen Konferenzen professionell wirkst. Welche Plattform, welche Technik und vor allem aber wie wichtig ist die Vorbereitung?

Das Internet kann so vieles – manchmal ist das auch überwältigend. Wir haben uns inzwischen mehr oder weniger an den Online-Alltag gewöhnt, aber die Unsicherheiten im Umgang mit virtuellen Tools lassen nur bedingt nach.

Vor allem angesichts der ständig wachsenden Zahl neuer Möglichkeiten und den damit einhergehenden Ansprüchen bleiben wir herausgefordert.

Worauf sollen wir uns eigentlich konzentrieren? Was ist wirklich wichtig für einen wirkungsvollen Online-Auftritt und was kann vernachlässigt werden?

„Virtuelle Meetings sind gekommen, um zu bleiben“

Erst kürzlich gaben weit mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen bei einer Umfrage des Statista Research Departement an, dass sie auch nach der Pandemie mehr virtuelle Konferenzen abhalten wollen.

Ganze 64 % der durch das ifo-Institut befragten Personalleiter in Deutschland sprechen sich für eine Erhöhung der virtuellen Meetings und fast genauso viele für eine Verringerung der Präsenzmeetings (59 %) aus.

Auch Dienstreisen sollen in Zukunft noch mehr reduziert werden. 

Es folgen die 10 besten Ideen für professionelle Online Meetings, aber zuerst ein paar grundlegende Fragen:

10 Tipps für virtuelle Meetings

Wie funktioniert so eine Videokonferenz überhaupt?

Ein zentraler Server nimmt die Videostreams aller Teilnehmenden der Konferenz auf und mischt sie auf der Plattform zu einem großen Bild, in dem alle auf einmal sichtbar werden.

Was ist ein virtuelles Online Meeting?

In der Regel verbinden sich mehrere Personen gleichzeitig an verschiedenen Orten mit dem Computer, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Es eignet sich wunderbar für:

  • internationale Teams,
  • interne Treffen mit Mitarbeitern im Homeoffice, sogenannten „Remote“ Teammitgliedern und
  • Treffen mit externen Kunden oder Klienten, um Reisekosten und Zeit zu sparen.

Tipp Nummer 1: Beschäftige dich mit der Auswahl der richtigen Plattform, kenne und nutze alle Funktionen!

Welche Plattform und welches Programm ist das Richtige?

Inzwischen gibt es neben Zoom, MS Teams, Webex, GoToMeeting, viele andere Tools. Wichtig ist, sich bei der Auswahl die Frage zu stellen:

Wofür benötige ich die Plattform und was muss sie leisten? Mögliche Fragen sind:

  • Kann der Bildschirm geteilt werden und können Dokumente in Echtzeit bearbeitet werden?
  • Können Meetings aufgezeichnet werden?
  • Ist eine Chatfunktion verfügbar?
  • Gibt es eine Synchronisierung mit deinem Kalender?
  • Gibt es ein eingebundenes Whiteboard?
  • Wie viele Personen können auf einer Seite angezeigt werden und wie viele siehst du, wenn du selber den Bildschirm teilst?
  • Kann ich virtuelle Hintergründe einfach individualisieren?
  • Gibt es Funktionen zur Interaktion mit den Teilnehmenden?

Tipp Nummer 2: Gute Technik ist ein „Must-have“

Was benötigst du für eine Videokonferenz?

  • Einen Rechner/Computer mit ausreichend Speicherkapazität
  • Ein gutes Internet, sodass es keine Schwankungen gibt
  • Eine externe Kamera für ein scharfes Bild; die integrierten Kameras ergeben meist ein zu stark gepixeltes Bild, und du wirkst unprofessionell
  • Externes Mikrofon, das du dir anstecken kannst, und gut zu hören bist, auch wenn du dich bewegst
  • Gute Beleuchtung, am besten extra Leuchten/Softboxen die dich ins richtige Bild rücken

Unterschätze nicht die technischen Anforderungen. Mit dieser Mindestausstattung kannst du starten. Wenn du meine Checkliste und Technikliste erhalten willst, schreibe mir eine Mail.

Tipp Nummer 3: kein Online Meeting ohne Moderator und gut durchgeplanten Ablauf!

Wie läuft so ein Online Meeting ab?

Wichtig ist, dass du dir über den Ablauf klar bist. Welche Unterlage zeigst du wann, welche Funktion nutzt du wie. Der Ablauf sollte niedergeschrieben sein und dich unterstützen.

Wenn du dich noch nicht sicher fühlst, nimm dir auf jeden Fall einen Co-Moderator, den sogenannten Co-Host, der dich aufmerksam macht, wenn etwas nicht klappt und der im Notfall auch übernehmen oder Pausen überbrücken kann. Das gibt dir ein Backup und mehr Sicherheit.

Tipp Nummer 4: Schaue in die Kamera, auch wenn es unangenehm ist!

Schaue in die Kamera

Wie verhalte ich mich bei virtuellen Meetings?

Ich weiß, wir sind es gewohnt, beim Kommunizieren andere Gesichter anzusehen. Deshalb schauen wir auch in Online Meetings lieber auf die Bilder anderer Teilnehmer, anstatt in die Webcam zu blicken.

Das ist auch OK, wenn wir gerade nicht am Wort sind.

Aber: Wenn wir sprechen, ist die Aufmerksamkeit der Zuhörer auf uns gerichtet – wollen wir sie auch hier halten, müssen wir dafür sorgen, dass sie bei uns bleibt.

Das geht am besten, indem wir unseren Zuhörern den Blick zuwerfen. So fühlen sie sich angesprochen und bleiben eher bei der Sache. Über’s Internet geht das nur über die Kamera – deshalb.

Tipp Nummer 5: Vorbereitung ist KING

Was ist also wichtig bei Online Meetings?

Improvisation ist gut – aber Vorbereitung ist besser. Wenn du gut vorbereitet bist, gehst du stressfreier in die Situation, kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren und hast einen roten Faden, zu dem du stets zurückfindest.

So kann dich ein kleines (technisches) Missgeschick nicht so schnell aus der Bahn werfen und du wirkst insgesamt gelassener und kompetenter.

Tipp Nummer 6: Kleidung ist TRUMPF!

Der Komfort des Wohnzimmers verleitet schnell dazu, leger gekleidet oder gar im Jogginganzug der Tätigkeit im Homeoffice nachzugehen.

Selbst wenn wir nicht vor die Kamera gehen, beeinflusst unser Outfit bereits unsere Selbstwahrnehmung und so kann der Pyjama die Motivation für die Arbeit (unbewusst) erheblich senken.

Aber vor allem, wenn wir Online auch von anderen gesehen und positiv wahrgenommen werden wollen, spielt unsere Kleidung eine wichtige Rolle.

Bedenke daher vor der Wahl deines Outfits stets das Setting des Meetings, mögliche Dresscodes, wer dein Gegenüber ist und was du zum Ausdruck bringen möchtest.

Tipp Nummer 7: Stimme macht STIMMUNG!

Unsere Stimme sendet unzählige Signale. So wissen z. B. die meisten, dass Monotonie schnell langweilig wird und die Aufmerksamkeit abdriften lässt. Aber wusstest du auch, dass zu lautes Sprechen auf Dauer unangenehm für Zuhörer sein kann?

Vor allem in Video-Calls, wo die Audio-Qualität ohnehin leidet, kann das zu Kopfschmerzen auf der einen und Heiserkeit auf der anderen Seite führen.

Tu dir selbst und deinem Publikum was Gutes und sprich deutlich, aber kontrolliert aus der Brust heraus.

Für eine bessere Artikulation sorgen kleine Warm-Up-Übungen für Lippen und Zunge kurz vor dem Meeting.

Tipp Nummer 8: Im Hintergrund überzeugt Ordnung!

Im Hintergrund Ordnung

Wie eindrucksvoll unsere Silhouette aus dem rechteckigen Kästchen am Bildschirm unseres Gesprächspartners hervortritt, hat viel mit unserem Bildhintergrund zu tun:

Steht da ein riesiges, unordentliches Regal? Hängen unzählige Bilder an der Wand? Ist womöglich das ganze Wohnzimmer oder eine unaufgeräumte Küche zu sehen?

Das sind alles Eindrücke, die von uns selbst ablenken und noch dazu mehr über uns sagen, als wir womöglich preisgeben wollen.

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Sorge deshalb für ein sauberes Umfeld, eine einfarbige, neutrale Wand, oder wenn das nicht möglich ist, benutze einen virtuellen Hintergrund, wie ihn viele Dienste inzwischen schon anbieten; der retuschiert das automatisch.

Nur achte dabei auf ausreichend Speicherkapazität am Computer, sonst ist dein Bild am Rand grünlich oder verschwommen und du wirkst komisch.

Tipp Nummer 9: Der Ton macht die Musik!

Kennst du das: „Hallo, hören sie mich?“ sprichst du verzweifelt in den Computer. Du kannst dein Gegenüber nicht hören, oder er hört dich nicht?

Deshalb immer die Einstellungen kontrollieren, dass auch wirklich das richtige Mikrofon angeschlossen ist.

Wenn du ein externes Mikrofon benutzt, musst du dieses mit der Lautstärke erst einrichten. Und achte auf deine Handbewegungen!

Bewegungen zu nahe am Mikrofon bewirken, dass ein unangenehmes Kratzen oder Rauschen im Lautsprecher des Gegenübers hörbar ist.

Tipp Nummer 10: Rücke dich ins richtige Licht!

Die richtige Beleuchtung kann gewaltige Unterschiede machen. Sitzt du mit dem Rücken zu einem Fenster, so wird man nur wenig von dir erkennen. Strahlt hingegen die Sonne oder eine helle Lampe direkt in dein Gesicht, so könntest du überbelichtet sein.

Auch farbiges Licht ist eher ablenkend als schmeichelnd und sollte in professionellen Settings vermieden werden.

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Brillenträger sollten besonders auf Spiegelungen achten und sich so positionieren, dass diese möglichst vermieden werden. Sorge für einen gleichmäßig durchleuchteten Raum, der deine Gesichtszüge optimal erkennbar werden lässt.

Über die Verfasserin:

Magda Bleckmann

Dr. Magda Bleckmann sogt für ihren starken Auftritt – sowohl online als auch in Präsenz. Mit ihrer langjährigen Erfahrung in den Bereichen Politik und Wirtschaft führt sie Führungskräfte und Unternehmerinnen zum Erfolg.

In den interaktiven Vorträgen und Trainings ist es keine Minute langweilig – so die KundInnen von Magda Bleckmann.

Willst du mehr über die spannende Gestaltung von Online-Meetings erfahren, dann besuche Magdas nächstes kostenfreies live-Webinar: „Die fünf größten Fehler bei Online Meetings

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