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Worauf kommt es bei digitaler Personaleinsatzplanung an? 

Damit eine digitale Personaleinsatzplanung erfolgreich verläuft, muss ein Unternehmen zunächst seinen individuellen Personalbedarf ermitteln.

Neben verschiedenen Kennzahlen sind hierbei branchenspezifische Jahresphasen beachtenswert.

Durch Analysen erkennen Arbeitgeber während der Einsatzplanung, ob das Personal ausreicht oder Stellenausschreibungen für die Deckung des Bedarfs alternativlos bleiben.

Zugleich dürfen gesetzliche Vorgaben und die Zufriedenheit der Mitarbeiter nicht vernachlässigt werden. 

Ermittlung des individuellen Personalbedarfs in einem Unternehmen 

Für eine effektive Verbesserung der digitalen Personaleinsatzplanung ist zunächst eine möglichst genaue Ermittlung des Personalbedarfs erforderlich.

Dadurch stellen Arbeitgeber mit analytischen und präzisen Methoden fest, mit welchem Arbeitsaufkommen ein Betrieb in der Zukunft rechnen muss.

Der individuelle Bedarf ist immer ein zentrales Kriterium, wenn Personal für bestimmte Zeiträume und Aufgaben eingeteilt wird.

In verschiedenen Branchen sind für die Bedarfsermittlung sehr unterschiedliche Faktoren entscheidend. 

Voraussagen mit Umsatzdaten, Kundenaufkommen und weiteren Faktoren 

Bei der digitalen Einsatzplanung für das Personal deutet in vielen Berufen der Umsatz eines Betriebs auf den Bedarf hin.

Kompetente Berater nutzen Erfahrungswerte aus der relevanten Branche, um mit umfangreichen Tabellen beim Vergleich der Einnahmen den Personalbedarf einzuschätzen.

Darüber hinaus beeinflusst das übliche Kundenaufkommen, wie viel Personal ein Betrieb in einem bestimmten Zeitraum benötigt. 

In außergewöhnlichen Bereichen wie dem Gesundheitswesen gelten dabei besondere Voraussetzungen. Das Aufkommen der Patienten in einer Klinik ist im Gegensatz zu Kunden in typischen Dienstleistungsbranchen für das Personal unberechenbarer.

Obwohl frühere Erfahrungen mit bestimmten Richtwerten eine hilfreiche Orientierung darstellen, bleibt Spielraum wegen einer möglichen Ausnahmesituation bei der Personaleinsatzplanung unverzichtbar.

Das gilt vor allem, sobald ein Arbeitgeber das Personal teilweise als Notdienst auf Abruf einplanen muss. 

Anpassung an typischen Bedarf für Personal in verschiedenen Jahresphasen 

In manchen Branchen ist für bestimmte Phasen des Kalenderjahrs bei der digitalen Personaleinsatzplanung ein unterschiedlicher Bedarf beachtenswert.

Das gilt nicht nur für Gärtner oder einen Winterdienst, der in einigen Jahresphasen gar nicht aktiv ist.

Viele Produkte sind in erster Linie vor einer speziellen Jahreszeit gefragt. Dann unterscheidet sich der Bedarf für Personal beispielsweise in Produktions- und Verkaufsphasen oft erheblich. 

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Moderne Software zur digitalen Personaleinsatzplanung lässt sich häufig gezielt an den üblichen Personalbedarf in verschiedenen Zeiträumen anpassen.

Falls darüber hinaus die Außentemperaturen und Niederschläge über den tatsächlichen Bedarf entscheiden, beeinflussen unter anderem Wetterprognosen die Planungen für das Personal.

In Berufen mit derartigen Voraussetzungen sollten Anwendungen für die Personaleinsatzplanung spontane und flexible Anpassungen ermöglichen. 

Analyse der Personalstruktur bei der digitalen Personaleinsatzplanung 

Personaleinsatzplanung Analyse der Personalstruktur

Im Verlauf der digitalen Personaleinsatzplanung spielt zugleich die Analyse der Personalstruktur eine wichtige Rolle.

Sobald ein Unternehmen seinen individuellen Personalbedarf ermittelt hat, muss eine ausreichende Verfügbarkeit von Personal sichergestellt werden.

Moderne Software weist manchmal sogar darauf hin, dass Betriebe für die Deckung des Bedarfs neue Mitarbeiter anstellen müssen. 

Stellenausschreibungen oder Weiterbildungen sind in derartigen Situationen unverzichtbar, um die Einsatzplanung mit dem Personal erfolgreich voranzutreiben.

Im Rahmen einer umfassenden Kapazitätsplanung ermitteln Unternehmen, wie sich das voraussichtliche Arbeitsaufkommen auf Dauer bewältigen lässt.

Ein digitaler Überblick über erforderliches Personal und mögliche Schichten weist schnell auf Mängel hin. Somit lassen sich zukünftige Personalengpässe in der Planungsphase frühzeitig verhindern. 

Anpassung an Gesetzeslage und Berücksichtigung der Mitarbeiterwünsche 

Vor dem Abschluss der digitalen Personaleinsatzplanung müssen alle Beteiligten unbedingt sicherstellen, dass die erstellten Pläne uneingeschränkt mit gesetzlichen Vorgaben vereinbar sind.

Neben den Arbeitsgesetzen sind hierbei zum Beispiel im Gesundheitswesen zusätzliche Vorschriften für das Personal beachtenswert.

Es gibt moderne Software für die Personaleinsatzplanung, die manche Verstöße während der Einteilung sogar verhindert oder mit Warnungen auf Konflikte hinweist. 

Individuelle Sonderwünsche der Mitarbeiter sollten Unternehmen während der digitalen Einsatzplanung genauso berücksichtigen.

Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, können Arbeitgeber dem Personal in einem zumutbaren Rahmen entgegenkommen. Es ist wichtig, dabei mit klaren Regeln für die gesamte Belegschaft auf eine möglichst uneingeschränkte Gleichbehandlung zu achten.

Manche Betriebe legen beispielsweise pro Monat eine bestimmte Anzahl von möglichen Wünschen zur Dienstplangestaltung für jeden Mitarbeiter fest und stellen hierzu ein Wunschbuch zur Verfügung. 

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