BusinessKolumne

Virtuelle Assistenz werden: So gelingt dein Einstieg

Romy Krenn, Virtuelle Assistentin werden, VA Tipps und Tricks, Leitfaden

Deine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um als Virtuelle Assistenz richtig durchzustarten

Es freut mich sehr, dass du dich mit dem Thema Selbstständigkeit und dem Beruf der virtuellen Assistenz beschäftigst. Als Virtuelle Assistenz tätig zu sein, ist für viele ein Traum.

Als Expertin für VA-Business-Aufbau und als Gründerin der preisgekrönten Marke BüRomy: Die Office-Manager (ein Franchise für Virtuelle Assistentinnen) habe ich bereits seit Anfang 2021 vielen Frauen dabei geholfen, als selbstständige Virtuelle Assistentin erfolgreich durchzustarten.

Sie haben sich bereits ihren Traum, von der Tätigkeit als VA leben zu können, erfüllt.

Beim Start als VA/Virtuelle Assistenz gibt es einiges zu beachten aber auch zu entscheiden, wenn du ein nachhaltiges und erfolgreiches Business gründen möchtest.

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung möchte ich dir gerne eine Orientierungshilfe durch den Dschungel von Entscheidungen mitgeben, damit deinem erfolgreichen Start als Virtuelle Assistentin nichts mehr im Wege steht.

Was macht man als Virtuelle Assistentin?

Was macht man als virtuelle Assistentin

Als Virtual Assistant bist du in der Regel selbstständig und unterstützt andere Einzel- und KleinunternehmerInnen bei ihren Backoffice-Aufgaben. Die Aufgaben einer virtuellen Assistenz sind sehr vielfältig. 

Je nach Kundenbedarf und deinen Kompetenzen können das Aufgaben sein wie:

  • Buchhaltungsvorbereitung,
  • Social Media Betreuung,
  • Podcast-Erstellung,
  • E-Mail-Marketing

Sowie sämtliche Assistenz-Aufgaben, wie:

  • Rechnungen schreiben,
  • Beantworten von E-Mails,
  • Terminvereinbarung oder
  • die Organisation von Events, um nur ein paar zu nennen.

Weitere mögliche Aufgaben einer Virtuellen Assistentin eines Assistenten kannst du hier finden

Die Aufgaben eines virtuellen Assistenten/einer virtuellen Assistentin sind sehr vielfältig und hängen sowohl von den Bedürfnissen des Kunden/der Unternehmer als auch von deinen eigenen Fähigkeiten ab. Je nach Branche und Unternehmen können die Aufgaben sehr unterschiedlich sein.

Einige Beispiele für mögliche Aufgaben sind:

  • Beantworten von Kundenanfragen per E-Mail oder Telefon
  • Terminplanung oder einen Kalender verwalten
  • Reisevorbereitungen treffen
  • Vorbereiten und Versenden von Rechnungen
  • Excel-Tabellen erstellen oder aktualisieren
  • Verwalten von Konten in den sozialen Medien
  • Schreiben von Blogbeiträgen oder Artikeln
  • Korrekturlesen und Bearbeiten von Dokumenten
  • Erstellen von Präsentationen oder Grafikdesign

  • Generelle Backoffice Tätigkeiten 

Um dich von anderen abzuheben, solltest du genau das anbieten, was du besonders gut kannst. Wenn du dich von anderen abhebst (Stichwort USP/dein Alleinstellungsmerkmal) wirst du dir leichter tun, um neuen Kunden zu gewinnen!

Was sind die Vorteile einer Tätigkeit als virtueller Assistent?

Vorteile als virtueller Assistent

Es gibt viele Gründe, warum sich immer mehr Menschen dafür entscheiden, als virtuelle/r Assistent/in zu arbeiten.

Der wichtigste Grund ist wahrscheinlich der Wunsch nach mehr Freiheit und Flexibilität bei den Arbeitszeiten und -orten. Ortsunabhängig zu arbeiten ist für viele der Hauptgrund um als persönliche Assistenz zu starten.

Aber es gibt noch weitere Vorteile:

  • Du kannst in der Regel mit wenig Kapitaleinsatz als virtuelle/r Assistent/in anfangen zu arbeiten. Alles, was du brauchst, ist ein Computer und eine Internetverbindung
  • Du bist dein eigener Chef und kannst deine Arbeitszeiten flexibel an deine Familie oder andere Verpflichtungen anpassen
  • Du kannst von jedem Ort der Welt aus arbeiten, solange du einen Computer und eine Internetverbindung hast
  • Du hast die Möglichkeit, ein langfristiges, nachhaltiges Geschäft aufzubauen mit dem Potenzial für passives Einkommen

Der große Vorteil für deine Auftraggeber liegt auf der Hand:

Für deine Kunden entfallen die monatlichen Lohnnebenkosten sowie die Anschaffungskosten für deinen Arbeitsplatz, da du die Aufgaben in der Regel von überall auf der Welt erledigen kannst.

Ein weiterer großer Vorteil: Sie können dich bzw. deine Dienstleistung je nach ihrer Auftragslage flexibel buchen. Das macht die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten immer beliebter.

Wie wird man Virtuelle Assistentin?

wie wird man virtuelle assistentin

Noch bevor du dein Gewerbe anmeldest, solltest du dir Gedanken darüber machen, was du deinen Kunden anbieten kannst. Gerade am Anfang empfehle ich dir, mit einem Angebot zu starten, für das du bereits Erfahrung bzw. eine Expertise mitbringst.

Das Aneignen von weiteren Fähigkeiten sollte erst etwas später auf deinem Plan stehen, wenn du bereits Einnahmen lukriert hast.

Vermutlich wirst du als Einzelunternehmerin starten so wie auch unsere Franchise-Nehmerinnen. Somit kannst du das Gewerbe lediglich mit deinem Vor- und Nachnamen bei der zuständigen Behörde anmelden.

ACHTUNG: Solltest du Förderungen in Anspruch nehmen wollen, erkundige dich unbedingt VOR der Gewerbeanmeldung. Denn nachher ist eine Bewilligung nahezu unmöglich.

Weiters empfehle ich dir, Kontakt mit deinem Versicherungsbetreuer aufzunehmen, um die Themen Haftpflicht bzw. Vermögensschadenshaftpflicht, CyberRisk sowie Rechtschutz zu besprechen.

Vollzeit selbständig als Virtuelle Assistenz oder nebenberuflich?

Romy Krenn, Büromy, Franchise, Agentur für Virtuelle Assistenu

Meine Empfehlung hier lautet ganz klar: Wenn du die Möglichkeit hast, dann starte unbedingt nebenberuflich als Virtueller Assistent.

Vergiss dabei nicht, deinen Arbeitsvertrag zu checken, falls du in einem aufrechten Angestelltenverhältnis bist. Viele Arbeitsverträge schließen eine nebenberufliche Selbständigkeit aus.

Sollte das bei dir der Fall sein, benötigst du unbedingt eine Zustimmung deines Arbeitgebers.

Ich habe meinen Job gekündigt und alles auf eine Karte gesetzt. Das würde ich heute definitiv als Fehler bezeichnen, da ich damals unter diesem Druck einige falsche Entscheidungen treffen musste.

Wenn du dich für das Virtuelle-Assistenz-Business deshalb entscheidest, um deinen Traum von Ortsunabhängigkeit und finanzieller Freiheit zu leben, solltest du dir unbedingt einen Zeitrahmen von zumindest 12 Monaten definieren.

Nutze diese Monate, um an deiner Idee, deinem Angebot, deiner Positionierung, deinem Mindset und deinen verkäuferischen Fähigkeiten zu arbeiten.

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung und warum ich dir davon abrate

Wenn du der Kleinunternehmerregelung unterliegst, hast du zu Beginn deiner Selbständigkeit nur zwei kleine Vorteile: Du musst auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer ausweisen und brauchst keine Steuern an das Finanzamt abzuführen.

Warum das allerdings schon zu Beginn aber vor allem auch später große Nachteile mit sich bringt, verrate ich dir hier:

Falls für dich von Beginn an feststeht, dass du die Vollselbstständigkeit anstrebst, rate ich dir vollster Überzeugung dazu, dich bereits bei der Gründung für die Regelbesteuerung zu entscheiden.

Wenn du dich für für den Start als Kleinunternehmerin entscheidest und du Investitionskosten für z.B. einen neuen Laptop oder die Einrichtung deines Büros zuhause hast, kannst du dir keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.

Die Kleinunternehmerregelung ist schlecht für dein Mindset, weil du dir damit eine Obergrenze bei deinen Einnahmen setzt.

Und eins ist klar: Mit den Einnahmengrenzen der Kleinunternehmerregelung wirst du weder in Österreich noch in Deutschland die angestrebte finanzielle Freiheit erlangen.

Ergo ist die Regelung auch schlecht für dein Bankkonto, weil dich dein Mindset daran hindert, Geld zu verdienen.

Natürlich kannst du dir jetzt denken, dass du das in Kauf nimmst, weil du die Selbständigkeit erstmal nur nebenberuflich probieren möchtest und du keine Investitionen hast.

Aber, und jetzt möchte ich dir einen kurzen Ausblick in die Zukunft geben: Gehen wir mal davon aus, dass du ein Jahr nach deiner Gründung bereits über 10 Kunden hast und 5 davon sind ebenfalls KleinunternehmerInnen.

Bis dato war die Steuer für beide Seiten kein Thema.

Du erhöhst jetzt aber aufgrund der Regelbesteuerung von einem Tag auf den anderen deine Preise um 19 % in Deutschland bzw. 20 % in Österreich.

Für dich ist diese Steuer in deiner Buchhaltung ein reiner Durchlaufposten, da du sie an das Finanzamt abführen musst. Das bedeutet, dass du zwar nicht mehr verdienst, deine Rechnung sich aber um den Steuerbetrag für deinen Kunden erhöht.

Für deine Kunden, die ebenfalls der Regelbesteuerung unterliegen, ist das kein Problem. Denn die können sich die ausgewiesene Vorsteuer auf deiner Rechnung vom Finanzamt zurückholen.

Für deine Kunden die KleinunternehmerInnen sind, erhöht sich aber plötzlich dein Preis um 19 % bzw. 20 %. Und diese Kunden können sich die Steuer nicht zurückholen. Diese Kunden bleiben auf dieser Erhöhung sitzen.

Die Frage ist dann: Kann und will der Kunde sich noch eine Zusammenarbeit mit dir leisten? Und kannst du es dir leisten, 50 % deiner Kunden innerhalb weniger Wochen zu verlieren?

Ich empfehle dir voller Überzeugung: Befasse dich mit deinen Zahlen. In jeder Hinsicht. Umsatztechnisch und steuertechnisch. Denn das macht eine gute Unternehmerin aus.

Mit einem guten Buchhaltungstool wie z.B. FreeFinance ist das noch dazu wirklich einfach und macht sogar Spaß.

Trenne von Beginn an die Bankkonten!

Um Kosten zu sparen, kannst du zu Beginn einfach ein weiteres Girokonto eröffnen. Wenn die Umsätze steigen, kannst du zu einem späteren Zeitpunkt auf ein Geschäftskonto wechseln.

Warum ist die Trennung wichtig?

Um im Falle einer Überprüfung durch das Finanzamt keine privaten Ausgaben offenlegen zu müssen. Sprich mit deinem Steuerberater darüber, um rechtssicher starten zu können.

Wie viel du zu Beginn als Virtuelle Assistentin verdienen kannst

Wie viel du als virtuelle Assistentin verdienen kannst

Dein Stundensatz als Virtuelle Assistenz hängt maßgeblich von deiner Expertise und deinem Angebot ab. Wenn du nur auf Zuruf einzelne Aufgaben erledigst, wirst du wahrscheinlich keine Chance haben, mehr als EUR 45,00 netto pro Stunde zu verdienen.

Wenn du allerdings ein gesamtes Aufgabengebiet eigenverantwortlich übernehmen und erledigen kannst, z.B. als Social Media Manager, und damit als Expertin wahrgenommen wirst, sind Stundensätze bis zu EUR 80,00 (Stand: Ende 2022) möglich, was einen sehr guten Jahresumsatz bedeuten würde.

Der Nachteil bei einem Stundenlohn: So lange du Zeit gegen Geld tauschst, bist du vergleichbar und Kunden entscheiden sich meist für das günstigste Angebot.

Dein Ziel sollte daher unbedingt lauten: Raus aus der Vergleichbarkeit!

Wenn du es schaffst, dein Angebot in Leistungspakete zu packen, bist du nicht mehr mit anderen vergleichbar und kannst wesentlich mehr Geld verlangen. Das bedeutet, dass du deinem Kunden ein Ergebnis verkaufst und nicht mehr deine Zeit. 

Je mehr Kompetenzen du hast, desto wichtiger wird eine Experten-Positionierung für dich.

Viele glauben noch immer, dass sie der berühmte Bauchladen zum Erfolg führt. Ich sage aber, dass dich besonders in Zeiten wie diesen nur eine Experten-Positionierung zum Erfolg führt. Zur Unabhängigkeit und finanziellen Freiheit.

Das umfangreiche Thema Experten-Positionierung werde ich in einem weiteren Beitrag noch detaillierter behandeln.

Kundenakquise: Wie finde ich Kunden und Aufträge als VA?

wie finde ich kunden aufträge als Va

Der beste Weg, neue Kunden zu finden, sind immer noch persönliche Empfehlungen.

Du kannst auch Google Ads oder Facebook Ads nutzen, um Leads/Interessenten zu generieren. Aber das ist nicht das, was ich am Anfang empfehle.

Zunächst einmal ist es sehr wichtig, dass du genau weißt, wer deine Zielgruppe ist und welche Bedürfnisse diese Zielgruppe hat. Nur dann kannst du sie ansprechen in einer Anzeige auf eine Weise, die sie wirklich anspricht.

Eine weitere Möglichkeit, Leads zu generieren, ist Content Marketing.

Das kannst du zum Beispiel tun, indem du Gastartikel auf relevanten Blogs schreibst oder auf deiner Website wertvolle Freebies anbietest, die Besucher/innen nach Eingabe ihrer E-Mail-Adresse herunterladen können.

Du kannst auch LinkedIn als Plattform nutzen, um potentielle Kunden anzusprechen oder auf dich aufmerksam zu machen.

Wenn du auf LinkedIn aktiv bist und regelmäßig interessante Artikel veröffentlichst, kannst du dich als Experte auf deinem Gebiet etablieren und mit der Zeit Leads generieren.

Ich empfehle außerdem, dass du relevanten Facebook-Gruppen beitrittst, in denen deine Zielgruppe aktiv ist, und dich aktiv an den Diskussionen beteiligst. Auf diese Weise kannst du dich nicht nur als Experte positionieren, sondern bekommst Anfragen von Kunden, die ebenfalls dort registriert sind.

Wie erfolgt eine virtuelle Zusammenarbeit mit Klienten?

In den meisten Fällen erfolgt die virtuelle Zusammenarbeit per E-Mail oder über ein Projektmanagement-Tool wie Asana, Trello oder Jira.

Natürlich kannst du auch das Telefon oder Videokonferenz-Tools wie Skype oder Zoom für die Kommunikation nutzen.

Ich persönlich ziehe es vor, mit meinen Kunden per E-Mail oder Chat zu kommunizieren, denn das gibt mir die Möglichkeit, alles zu dokumentieren und bei Bedarf später darauf zurückzugreifen.

In den meisten Fällen reicht ein wöchentliches oder zweiwöchentliches Check-in aus, um offene Aufgaben und aktuelle Projekte zu besprechen.

Worauf sollte ich als VA bei der Zusammenarbeit mit Klienten achten?

Das Wichtigste ist, dass du immer qualitativ hochwertige Arbeit ablieferst, auch wenn das bedeutet, dass du ein paar Stunden mehr arbeiten musst. Dein Ziel sollte es sein, eine langfristige Beziehung zu deinem Kunden aufzubauen, die auf Vertrauen basiert.

Außerdem solltest du dein eigenes Zeitmanagement im Auge behalten und dafür sorgen, dass du deine Fristen zeitgerecht erledigst.

Wenn du einen Termin aus irgendeinem Grund nicht einhalten kannst, sei ehrlich zu deinem Kunden und lass es ihn so schnell wie möglich wissen.

Nicht zuletzt ist es auch wichtig, dass du in deiner Kommunikation mit dem Kunden immer freundlich und professionell bleibst. Vergiss nicht, das Ziel ist eine langfristige Beziehung aufzubauen!

Virtuelle Assistenz und was du zum Thema Rechtssicherheit wissen solltest

Mit deinen Kunden empfehle ich dir entweder einen Rahmenvertrag oder Kooperationsvertrag abzuschließen oder AGBs zur Verfügung zu stellen. Weiters unterliegst du der DSGVO.

Somit brauchst du auch eine DSGVO Vereinbarung und eine Einwilligung (je nach dem, wie du die Daten deiner Kunden verarbeiten möchtest). Grundsätzlich gilt: Du darfst Kundendaten nur dann abfragen und verarbeiten, wenn du sie auch wirklich zur Vertragserfüllung benötigst.

Weiters brauchst du Datenschutzverzeichnisse für dich intern für den Fall einer Überprüfung durch die Datenschutzbehörde.

Vergiss auch auf keinen Fall die Datenschutzerklärung sowie das Impressum auf deiner Webseite. Auch deine Social-Media-Kanäle müssen datenschutzkonform sein. Das bedeutet, dass du auf das Impressum verlinken und eine eigene Datenschutzerklärung erstellen solltest.

Kannst du dir nach diesen Informationen vorstellen als VA ortsunabhängig selbständig oder freiberuflich zu arbeiten?

Wenn dir dieser Artikel gefallen hat, kannst du ihn gerne mit deinen Freunden oder deiner Familie teilen, die sich auch für eine Tätigkeit als virtuelle/r Assistent/in interessieren könnten.

Hast du Fragen zur Tätigkeit als virtuelle/r Assistent/in? Bitte lass es mich in den Kommentaren wissen und ich werde sie gerne beantworten, besuche meine Webseite oder kontaktiere mich auf LinkedIn.

Über die Autorin Romy Krenn:

Romy Krenn, Gründerin von BüRomy

Romy Krenn ist die Gründerin der preisgekrönten Marke BüRomy, Visionärin, Expertin für VA-Business-Aufbau und Business Coach.

Als Expertin für VA-Business-Aufbau und als Gründerin der preisgekrönten Marke BüRomy hat sie im Alleingang im Jahr 2020 ein Franchise-System für Virtuelle Assistentinnen gegründet. Seit Anfang 2021 unterstützt sie Frauen dabei, als selbstständige Virtuelle Assistentin erfolgreich durchzustarten.

Von ihren Franchise-Nehmerinnen wird sie als inspirierende Mentorin und Motivatorin beschrieben, die für alle Probleme eine Lösung findet.

2021 wurde sie mit dem HIPE Award ausgezeichnet und zählt damit zu den Top150 ausgezeichneten Dienstleistern im deutschsprachigen Raum.

Im Jahr 2022 wurde sie in die Enzyklopädie der Successful People in Germany and Austria aufgenommen.

Romy Krenn, Büromy, Franchise, Agentur für Virtuelle Assistenz

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