Von Du wartest bei manchen Kunden immer wieder auf Zahlungseingänge nach erfolgreichem Projektabschluss? Manche lassen dabei viel Zeit verstreichen oder zahlen auch gar nicht. Erfahre hier, was du gegen Zahlungsverweigerung und starke Verspätungen bei Geldeingängen tun kannst.
Mahnungen schreiben
Der erste Schritt bei einer verspäteten Zahlung ist immer eine Zahlungserinnerung. Der Begriff Zahlungserinnerung klingt freundlicher als Mahnung und ist vor allem für Kunden geeignet, die erstmalig in Verzug sind und die Überweisung vielleicht einfach nur vergessen haben.
Erst wenn nach der ersten freundlichen Zahlungserinnerung immer noch kein Geld eingeht, darf der Ton gerne etwas deutlicher werden. Eine 1. und 2. Mahnung ist rechtlich zwar nicht vorgeschrieben, wird aber von den meisten Unternehmen versendet, bevor sie weitere Maßnahmen einleiten. Oftmals reichen die Erinnerungen bzw. Mahnungen aus, um die Rechnungen innerhalb der gesetzten Fristen zu erhalten.
Inkassounternehmen beauftragen
Richtig ärgerlich wird es, wenn du trotz mehrfacher Mahnungen kein Geld erhältst. Die Gründe dafür sind vielfältig. Manche Kunden zahlen grundsätzlich erst, wenn sie mehrfach angemahnt werden, andere wiederum sind vielleicht gerade in Geldnöten und können schlichtweg nicht zahlen.
Wieder andere waren vielleicht mit deinen Produkten oder Dienstleistungen unzufrieden und wollen ihrem Ärger auf diesem Weg Luft machen. Egal, welcher Grund, du hast sicher nichts zu verschenken und solltest hartnäckig auf die Zahlung bestehen, auch wenn der Prozess mühsam erscheint.
Wenn Selbstständige und Freiberufler einen Anbieter für Inkasso beauftragen, sollten sie diesen Vorgang im letzten Schreiben als letzte Maßnahme ankündigen. Ist der Fall beim Inkassobüro eingereicht, übernimmt dieses die weitere Kommunikation und das Einziehen der offenen Forderungen.
Konkrete Zahlungsziele vereinbaren
Damit es erst gar nicht so weit kommt, kannst du einige Vorsichtsmaßnahmen treffen. Gerade Neukunden oder solche, die häufiger an offene Rechnungen ermahnt werden müssen, stellen für Unternehmen ein echtes Geschäftsrisiko dar. Für größere Aufträge sind daher konkrete Zahlungsziele sehr wichtig, auf die bei Verstreichen zeitnah reagiert werden muss.
Mögliche Zahlungsziele sind folgende individuelle Vereinbarungen:
- sofortige Zahlung nach Rechnungserhalt
- innerhalb von 7 Tagen
- innerhalb von 14 Tagen
- oder innerhalb von 30 Tagen
Tipp: Wenn jemand trotz kulanter Zahlungsfristen immer wieder deutlich zu spät zahlt, der sollte ein kürzeres Zahlungsziel erhalten.
Vorkasse oder Teilzahlungen einführen
Vorkassenzahlungen sind eine weitere Möglichkeit, sich vor Zahlungsausfällen zu schützen. Das empfiehlt sich vor allem bei ganz neuen Kunden, deren Seriosität du noch nicht gut einschätzen kannst, aber auch für Bestandskunden, denen du schon häufiger viele Mahnungen senden musstest. Für zuverlässige und regelmäßig zahlende Kunden sind Vorkassenzahlungen dagegen eher unüblich.
Auch Teilzahlungen sind eine beliebte Methode, regelmäßig Geldeingänge zu verzeichnen. Diese bieten sich für Großaufträge an, die je nach Projektfortschritt bezahlt werden. So arbeitest du nicht mehrere Wochen bis Monate, ohne zu wissen, ob am Ende alles bezahlt wird.
Achtung bei drohender Insolvenz!
Es ist zwar selten, aber nicht völlig ausgeschlossen. Ob Großunternehmen oder Start-up – es kann passieren, dass dein Kunde aus den verschiedensten Gründen Insolvenz anmelden muss. Ein erster Hinweis auf Zahlungsschwierigkeiten mit Insolvenzgefahr sind eine allgemein schleppende Kommunikation, Vertrösten auf baldige Zahlungen, mehr und mehr Zahlungsausfälle oder häufig verspätete Zahlungen.
Um hier am Ende nicht leer auszugehen, solltest du bei mehreren Zahlungsausfällen ein Inkassobüro einschalten und die Aufträge auf Eis legen, bis gezahlt wurde. Denn hat der Kunde erst einmal offiziell Insolvenz angemeldet, geht das Vermögen in die sogenannte Insolvenzmasse und je nach Anzahl an Gläubigern bekommst du gar nichts oder nur sehr wenig zurück.
Eventuell musst du bereits gezahlte Rechnungsbeträge sogar zurückerstatten, wenn die Firma schon Insolvenz angemeldet hat. Das Insolvenzverfahren dauert oft mehrere Monate, bis überhaupt eine Chance besteht, offene Zahlungen zu bekommen. In vielen Fällen hat das betroffene Unternehmen aber gleich mehrere Gläubiger, sodass du, wenn überhaupt, nur einen geringen Betrag zurückbekommst.
