Zeitmanagement - Der 5 Schritte Plan

Wie funktioniert Zeitmanagement?

Wie du mit einer einfachen Methode zu mehr Zeit in deinem Leben kommst.

Es ist schon eine Weile her, da fuhr ich früh morgens in meinem grauen Kombi über die Schweizer Autobahn. Es war 6 Uhr, in weiter Ferne hob sich die Sonne über die mächtige Alpenkette.

Keine Wolken, kein Wind.

Es war eine meiner schönsten und zugleich schrecklichsten Autofahrten der vergangenen Jahre. Denn in diesem Moment wurde mir völlig klar, was schon seit Tagen in mir rumorte: Ich musste mich von meiner Partnerin trennen!

Sechs Jahre lang waren wir zusammen gewesen, doch seit einiger Zeit harmonierten wir nicht mehr richtig. Ich kam fast täglich nach einigen Überstunden zurück nach Hause, wo sie schon auf mich wartete. Doch anstatt mich um meine Beziehung zu kümmern, wollte ich einfach nur noch auf mein Sofa.

Für etwas anderes hatte ich weder die Energie noch die Zeit. Dabei hatte ich doch alles gegeben!

Ich hatte die verschiedensten Seminare zum Thema Zeitmanagement besucht, die entsprechenden Bücher gelesen und versucht, das vermittelte Wissen in mein Leben zu integrieren. Aber aus einem anstrengenden 12-Stunden-Tag war dadurch lediglich ein anstrengender 12-Stunden-Tag mit mehr Umsatz geworden.

Heute, fast fünf Jahre später und glücklich verheiratet mit einer anderen Frau, weiß ich: Zeitmanagement ist eine Lüge.

Die Definition von Zeitmanagement

Diese These möchte ich natürlich nicht unerklärt lassen. Und erst recht möchte ich dir einen Weg aufzeigen, der dir in fünf Schritten zu mehr Lebens-Zeit verhilft.

Zunächst mal zum Begriff „Management“: Er bedeutet vor allem „Leitung, Planung und Organisation“. Das Problem:

Zeit lässt sich weder leiten noch wirklich planen und schon gar nicht organisieren. Zeit vergeht. Sekunde um Sekunde. Und nichts, nicht einmal die Corona-Pandemie, hält die Zeit davon ab, fortzuschreiten.

Deshalb ist das, was uns als „Zeitmanagement“ verkauft wird, eigentlich nur ein „Zeit-füllen-Management“. Nach einem Zeitmanagement-Seminar hast du meist nur eines: einen Beleg dafür, dass du viel zu tun hast.

Das Ergebnis sind meist eine oder sogar mehrere To-do-Listen, kombiniert mit einer Entscheidungsmethode, mit der du lernst, deine Aufgaben zu priorisieren. Doch das führt lediglich dazu, dass du in derselben Zeit mehr erledigt bekommst. Da wir Menschen uns aber mehrheitlich über die Leistung definieren und wir das tatsächliche Ergebnis nur schwer vergleichen können, ist Leistung vor allem an eines gekoppelt:

Zeit!

Deshalb machen die meisten Menschen, nachdem sie Zeitmanagement „gelernt“ haben, einfach mehr von dem, was sie bisher schon getan haben.

Wie funktioniert Zeitmanagement? Der 5-Schritte-Plan

Stell dir einmal vor, du müsstest deine Zeit auf eine Waage legen. Auf der einen Seite liegen die „notwendigen“ Dinge und auf der anderen Seite die „schönen“ Dinge, die du mit deiner Zeit anfangen kannst.

Wenn du nun einfach beginnst, deine Effizienz zu steigern, ist es, als würdest du auf der „notwendigen“ Seite der Waage anfangen aufzuräumen. Du stapelst die Dinge sauber übereinander und räumst sie so hin, dass du noch mehr Platz hast, den du mit weiteren notwendigen Dingen füllen kannst.

Und das wirst du unweigerlich tun.

Dabei willst du doch eigentlich mehr Zeit für dein Leben, also für die „schönen“ Dinge, haben. Dafür musst du schauen, welchen der schönen Dinge du in Zukunft mehr Zeit widmen möchtest. Du musst eine Art Sparschwein aufstellen, in das du jede Minute gibst, die durch deine Selbstverbesserung frei wird.

Denn nur, wenn du die Zeit, die du durch die Optimierung gewonnen hast, direkt in etwas anderes gibst, wirst du tatsächlich eine Veränderung spüren.

Wie schaffst du es nun, die Dinge wirklich zu sortieren, ohne, dass du mehr dabei mehr Zeit für die notwendigen Aufgaben freischaufelst?

Hier hilft dir die STOP-Methode! Sie dient gleichzeitig als Eselsbrücke für die vier einzelnen Schritte: Subtrahieren, Technisieren, Organisieren und Personalisieren.

Wie kann ich mein Zeitmanagement mit der STOP-Methode verbessern?

Andreas Müller Zeitmanagement Stop Methode

Subtrahieren, also wegnehmen oder abziehen: Was sind die Dinge, die dir am meisten Zeit rauben, aber am wenigsten bringen? Verzichte künftig auf diese Zeitfresser, indem du sie aus deinem Leben streichst.

Hier ein paar Fragen, die dir dabei helfen, sie zu erkennen:

Wer sind die Menschen, die dein Leben nicht mehr bereichern und mit denen du nur aus Nostalgiegründen zusammen bist?

Wo lauern die Ablenkungen – beispielsweise durch Social Media oder den Fernseher – die du zulässt, die dich aber nicht wirklich glücklich machen? Welche Ziele verfolgst du, von denen du gar nicht mehr weißt, warum sie dir einmal wichtig waren? Oder die du auf dem Weg, den du gewählt hast, nicht erreichen kannst?

Dazu gehört zum Beispiel Marketing auf den falschen Plattformen. Welche Newsletter hast du abonniert, die du schon seit Wochen nicht mehr liest, sondern direkt in den Papierkorb schiebst?

Technisieren, also (Teil-)Automatisieren deiner Arbeit: Mach dich selbst einmal überflüssig!

Was sind die Aufgaben, für die du selbst noch immer Zeit aufbringst, obwohl sie mit der heutigen Technik auch ohne dein Zutun funktionieren würden?

Welche Texte, zum Beispiel in Mails, schreibst du immer wieder, obwohl du sie auch durch eine Vorlage und ein entsprechendes Tool (z.B. PhraseExpress) teilautomatisiert und in besserer Qualität vorliegen hättest? Welche Mails sortierst du noch immer aus deinem Posteingang raus, obwohl einfache Regeln das für dich übernehmen könnten?

Ich denke da zum Beispiel an Rechnungen oder auch Mails von Online-Händlern oder Plattformen. Richte dir Regeln dafür ein, dass wiederkehrende Mails automatisch sortiert werden.

Organisieren, vor allem auch Outsourcen! Ein kurzes Gesprächsprotokoll mit einem Geschäftsführer (!):

„Mein Mitarbeiter hat mir vor kurzem ein Produkt herausgesucht, das wir für eine Maschine brauchen. Ich war erstaunt über den Preis und habe selbst recherchiert. Ich habe das Produkt dann tatsächlich nochmal 10 Euro günstiger gefunden und konnte so sparen.“

– „Wie lange hast du gesucht?“

– „Nicht mal eine Stunde.“

Wir tun tagtäglich Dinge für Geld, ohne dabei zu merken, dass wir mit etwas viel Wertvollerem bezahlen: unserer Zeit! An welchen Aufgaben hängst du deutlich länger, als ein Experte dafür brauchen würde? Und warum überlässt du diesen Experten nicht einen Teil deiner Arbeit, um die Zeit mit etwas Sinnvollerem zu füllen?

Personalisieren, mach’s dir selbst am schönsten!

Wenn keiner der drei vorherigen Schritte möglich ist und du eine unangenehme Aufgabe wirklich selbst erledigen musst, warum machst du sie dir dann nicht besonders angenehm? Wann fühlst du dich am stärksten, um unerfreuliche Aufgaben zu erledigen?

An welchem Ort geht es dir am besten dabei? Hilft dir eine bestimmte Musik? Ein Gefühl? Oder ein bestimmter Geruch und Geschmack?

Ein Feedback eines Kunden (Anwalt):

„Ich habe das ‚P‘ bei den Schriftsätzen angewendet, bei denen schon das Aufschlagen der Akte die Überwindung heftigster Aversionen erfordert hat. Und was soll ich sagen: Mit Kaffee und Kuchen ging das Ganze recht flott und konzentriert von der Hand!“

Wieso belohnen wir uns häufig erst NACHDEM wir etwas Schwieriges geschafft haben, und nicht bereits WÄHRENDDESSEN?

Zeitmanagement – Noch stressfreier und personalisierter

Dieser Beitrag beinhaltet nützliche Tipps. Doch es bringt dir weder mehr Zeit noch weniger Stress in deinen Alltag, wenn du sie nur liest und nicht umsetzt.

Deshalb haben mein Team und ich ein monatliches Beratungsprogramm entworfen.

Hier kannst du kostenlos einmal im Monat online teilnehmen, lernst wichtige Tipps und Tricks zum Zeitmanagement und kommst direkt in die Umsetzung. Fragen oder die immer wiederkehrenden „aber“-Gedanken können wir direkt live besprechen und klären, damit Zeitmanagement sich nicht nur in der Theorie gut anhört, sondern für dich auch tatsächlich funktioniert.

Dein Bonus: Alle Inhalte werden aufgezeichnet und stehen dir in unserer Akademie zur Verfügung. So kannst du auch die vergangenen Beratungen ansehen und dir deine Zeit in deinem ganz eigenen Tempo zurückholen.

Die Anmeldung und weitere Informationen findest du unter zeitretter.firelife.de.

Es ist die Zeit deines Lebens – egal, was du gerade tust!

– Dein Zeitmagnet

Über den Autor

Autor Andreas Müller

Mein Name ist Andreas Müller, ich bin 1990 im Süden Deutschlands auf die Welt gekommen und war schon in meinen jungen Jahren getrieben von «Optimierung».

In der Wirtschaft meiner Oma stellte ich schon mit acht Jahren alle Abläufe um, um sie zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Mein Credo lautete, mit minimalem Aufwand das maximale / notwendige Ergebnis zu erzielen. Es zog sich dann auch durch mein Abitur und Studium, die ich beide mit minimalem Aufwand und passablem Ergebnis meisterte.

Ich gründete noch während meines Studiums mit drei weiteren Mitstreitern das erste Spin-Off-Unternehmen und wurde dort Geschäftsführer. Immer weiter getrieben von meinem Drang zur Optimierung war ich fest davon überzeugt, vor allem auch zeitlich viel leisten zu müssen.

So waren schnell 60 bis 70 Arbeitsstunden pro Woche normal für mich.

2016 entschied ich mich dazu, einiges in meinem Leben zu ändern – nachdem meine Beziehung zerbrochen war, meine Gesundheit stark gelitten hatte und ich mich mental weit entfernt hatte von meiner Bestform.

Wir – das sind meine Frau Thea und ich – begannen zu planen und zu überlegen, wie eine Veränderung funktionieren kann und wie wir nachhaltig diesen Druck auch aus unserem Privatleben raushalten können.  

Thea hatte zu dieser Zeit ein ähnliches Problem und stand ebenfalls vor einem Neustart. Schon zwei Jahre später führten wir ein komplett anderes Leben.

Freier, zufriedener, glücklicher! Der Weg dorthin war nicht immer einfach, aber jeder Schritt hat sich gelohnt!

Heute gebe ich Trainings in Firmen, helfe Führungskräften dabei, sich neu zu strukturieren, und halte Vorträge über einen besseren Umgang mit unserer wertvollen Zeit.

Wenn du mehr wissen möchtest, schau gern auf meiner Homepage vorbei!

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Danijela Veselinovic
Danijela ist die kreative Kraft, die sich liebevoll um die Formatierung der Beiträge, Interviews und Gastartikel kümmert. Außerdem schreibt sie selber tollen Content für MiaBoss und ist als Marketingassistentin die erste Ansprechpartnerin für neue Autoren und Social Media Fragen.

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