Kolumne

Virtuelle Assistenz nebenberuflich starten – das solltest du wissen

Virtuelle Assistenz nebenberuflich: Wenn du in deinem Hauptjob unglücklich bzw. unzufrieden bist und schon länger von der Selbstständigkeit träumst, oder dir einfach Geld dazuverdienen möchtest, könnte das Berufsbild virtuelle Assistenz etwas für dich sein.

Der große Vorteil liegt darin, dass du den Sprung in die Selbstständigkeit als VA neben dem Hauptberuf jederzeit wagen kannst, da du dir die Zeit frei einteilen kannst.

Aber ACHTUNG: Vergiss nicht, deinen Arbeitsvertrag zu checken, falls du in einem aufrechten Angestelltenverhältnis bist. Viele Arbeitsverträge schließen eine nebenberufliche Tätigkeit aus.

Sollte das bei dir der Fall sein, brauchst du unbedingt die Zustimmung deines Arbeitgebers.

Was macht man als virtuelle Assistentin?

Als Virtual Assistant bist du in der Regel selbstständig und unterstützt andere Einzel- und KleinunternehmerInnen zeit- und ortsunabhängig bei ihren Backoffice-Aufgaben.

Die Aufgaben einer virtuellen Assistenz sind sehr vielfältig. Je nach Kundenbedarf und deinen Kompetenzen können das Aufgaben sein wie:

  • Buchhaltungsvorbereitung,
  • Social Media Betreuung,
  • Podcast-Erstellung,
  • E-Mail-Marketing,
  • Webseitenmanagement

Sowie sämtliche Assistenz-Aufgaben wie Rechnungen schreiben, Beantworten von E-Mails, Terminvereinbarung oder die Organisation von Events, um nur ein paar zu nennen.

Welche Voraussetzungen du mitbringen solltest

Romy Krenn über Vorraussetzungen VA

Grundsätzlich gibt es keine besonderen Voraussetzungen, um als VA nebenberuflich zu starten. Dein Erfolg – egal ob nebenberuflich oder hauptberuflich – steht im Wesentlichen auf 3 Säulen:

  • deinen fachlichen Kompetenzen,
  • deiner Einstellung (Mindset) und
  • deiner Sichtbarkeit.

Im Laufe der Jahre habe ich viele virtuelle Assistenten kommen und gehen sehen. 90 % von denen, die schon wieder aufgegeben haben, sind denselben Fehlern zum Opfer gefallen:

Sie haben einfach mit dem Business gestartet, ohne ein Ziel zu verfolgen, ohne einer Strategie zu folgen bzw. ohne eine Zielgruppe definiert zu haben.

DAS sind aber die essenziellen Dinge, die du brauchst, um dein Business auf einem gesunden Fundament aufzubauen, das sich immer weiterentwickeln kann.

Überlege dir daher VOR deiner Gewerbeanmeldung, WAS genau du für WEN genau anbieten möchtest.

Wenn ich ein Studium nebenbei beginne, verpflichte ich mich dazu, über Jahre hinweg jeden Abend und jedes Wochenende in das Studium zu investieren, damit ich am Ende meinen Abschluss in der Tasche habe.

Wenn ich einen Marathon laufen möchte, verpflichte ich mich zu einem z.B. 24-Wochen-Trainingsplan, um diese 42,5 km durchzuhalten. Weiters verpflichte ich mich, meine Ernährung umzustellen.

Ich habe ein Ziel und bin bereit, alles dafür zu tun, um diesen Marathon durchzuhalten.

Ich werde dann nicht einfach in der Woche 5 des Trainingsplans sagen, dass ich es jetzt mit Hürdenlauf versuche. Denn bringt mich das beim Marathon ins Ziel? NEIN. Wenn ich in Woche 12 sage, bääääh, laufen ist anstrengend, ich versuche es jetzt mal mit Weitsprung, wird mich das beim Marathon ins Ziel bringen?

NEIN, wird es nicht.

Genau diesen Fehler machen aber viele VA’s.

Sie halten nicht durch.

Statt sich mit ihrer Zielgruppe Tag und Nacht zu beschäftigen (Zielgruppenverständnis), um sie mitten im Herz bzw. im Schmerz mit ihrem Content zu treffen, ändern sie die Zielgruppe oder das Angebot lieber alle 2 bis 4 Wochen, weil sie fälschlicherweise glauben, dass es mit einer anderen Zielgruppe einfacher ist.

Hast du dich schon mal gefragt, was ein Interessent von dir lesen, hören, sehen und fühlen muss, damit er sich von dir und deinem Angebot fast magisch angezogen fühlt und Kunde werden möchte? 

Wenn du eine bestimmte Zielgruppe ansprechen möchtest, musst du wissen, wie sich diese Gruppe von Menschen den Anbieter – nämlich dich – vorstellt.

Stell dir mal die Frage, bei wem du zuletzt ein Coaching, Mentoring oder einen Kurs gekauft hast und warum du gerade bei dem oder der gekauft hast. Das sollte dir dabei helfen.  

Wenn dir diese ToDo’s allein schwerfallen, ist das überhaupt nicht schlimm. Komm gerne zu BüRomy oder such dir einen anderen Mentor oder Coach, der dich bei der Erreichung deiner Ziele unterstützt.

Benötigst du einen Businessplan?

Romy Krenn über Businessplan

Meines Erachtens benötigst du den nur, wenn du eine Förderung, in Österreich z.B. das Unternehmergründerprogramm vom AMS oder in Deutschland beispielsweise den Gründerzuschuss beantragen möchtest oder eine Finanzierung brauchst.

Ich empfehle aber immer einen Businessplan zu erstellen.

Warum? Weil das die erste große Auseinandersetzung mit deinem Business ist. Wir stellen unseren BüRomy-Partnerinnen einen fix und fertigen Businessplan zur Verfügung, den sie nur noch anpassen müssen.

Noch viel wichtiger ist es, eine Umsatzplanung zu erstellen, auch, wenn du nebenberuflich startest.

Setze dir ein Umsatzziel auf 12 Monate und gib alles, um deine monatlichen Zahlen zu erreichen.

Nur so kannst du abchecken, ob und wann das VA-Business für dich als Hauptselbständigkeit funktionieren kann, falls das ortsunabhängig arbeiten dein Traum ist.

Solltest dich meine Meinung zur Kleinunternehmerregelung interessieren, lies unbedingt meine Kolumne, dort befasse ich mich ausführlich mit den Vor- und Nachteilen zu diesem Thema. 



Wie findet man Jobs als virtuelle Assistenz?

Trau dich in die Sichtbarkeit! Wenn ein Interessen eine virtuelle Assistenz finden will und deine Social Media Profile checkt, muss sofort klar sein, welche Fähigkeiten du hast und wofür du stehst.

Im Steckbrief, aber auch in sämtlichen Posts. Wähle zu Beginn 2 Social-Media-Kanäle, auf denen sich deine Zielgruppe bewegt.

Netzwerke mit deiner Zielgruppe sowie mit potenziellen Multiplikatoren!

Wenn du zu diesem Thema mehr wissen möchtest, schau dir gerne mein YouTube-Video „Netzwerken als VA – so geht’s richtig“ an. Hier bekommst du ganz viele Tipps zum Netzwerken.

Netzwerken mit VA’s macht nur dann Sinn, wenn sich euer Angebot ergänzt und ihr auf demselben Preis-Niveau steht.

Netzwerken mit „allen“ VA’s halte ich für pure Zeitverschwendung. #sorrynotsorry. Gerade nebenberuflich als virtuelle Assistentin hast du keine Zeit zu verschenken.

Wie bewerbe ich mich als virtuelle Assistentin?

Bewerbung zu VA Romy Krenn

Lass mich dir an dieser Stelle etwas ganz Wichtiges mitgeben: Ab sofort bist du selbstständig.

Als Selbstständige bewirbst du dich nicht und du verschickst auch keinen Lebenslauf.

Du verschickst ein Angebot oder dein Portfolio. Ein Installateur schickt dir ja auch keine Bewerbung mit Lebenslauf, damit er deine Heizung reparieren darf, oder? 🙂

Wenn du hochpreisig verkaufen möchtest, überzeuge mit einem qualitativ hochwertigem Angebot!

Zeige echten Einsatz für dein unwiderstehliches Angebot! Wenn du ein Angebot aufgrund eines Inserates erstellst, muss der mögliche Auftraggeber sofort merken, dass dieses Angebot nur für ihn (oder sie) erstellt wurde und du dir richtig Mühe gegeben hast.

Wenn der potenzielle Kunde merkt, dass du dir keine Mühe gegeben hast, fragt er sich berechtigterweise, wenn du nicht mal für dich alles gibst, um Kunden zu gewinnen, warum solltest du dann für ihn (oder sie) alles geben?

Auch hierzu habe ich bereits ein YouTube-Video: Virtuelle Assistenz: Kunden finden und geiles Angebot verschicken

Welcher Stundensatz ist für eine virtuelle Assistenz angemessen?

Dein Stundensatz als Virtuelle Assistenz hängt maßgeblich von deiner Expertise und deinem Angebot ab.

Wenn du nur auf Zuruf einzelne Aufgaben erledigst, wirst du keine Chance haben, mehr als EUR 45,00 netto pro Stunde zu verdienen.

Wenn du allerdings ein gesamtes Aufgabengebiet eigenverantwortlich übernehmen und erledigen kannst, z. B. als Social Media Manager, und damit als Expertin wahrgenommen wirst, sind Stundensätze bis zu EUR 80,00 (Stand: Ende 2022) möglich, was einen sehr guten Jahresumsatz bedeuten würde.

Je mehr Kompetenzen du hast und je hochpreisiger du verkaufen möchtest, desto wichtiger wird eine Experten-Positionierung für dich.

Gerne möchte ich dir kurz ein Beispiel für eine Experten-Positionierung geben:

Angenommen, du bist gerade auf der Suche nach einem Steuerberater und es wurden dir 3 Steuerberater empfohlen. Der erste kostet 500 Euro, der zweite 650 Euro und der dritte 790 Euro. Keiner von ihnen hat eine Spezialisierung angegeben.

Zu welchem gehst du?

Ich lehne mich jetzt mal weit aus dem Fenster und sage: Vermutlich gehst du verständlicherweise zum Günstigsten.

Angenommen, der um 650 Euro ist Experte für das VA-Business. Nimmst du dann den Teureren oder bleibst du dabei und nimmst den Günstigsten?

Auch hier lehne ich mich wieder weit aus dem Fenster und sage: Vermutlich würdest du zu dem teureren Steuerberater mit der gewünschten Expertise gehen. Richtig oder richtig? 🙂

Als Experte grenzt du deine Zielgruppe ein und kannst mit deiner Expertise automatisch höhere Preise verlangen. Voraussetzung ist natürlich immer, dass du auch richtig gut in dem bist, was du anbietest. 

Auch hierzu findest du ein umfangreiches YouTube-Video: Hebe dich als VA von der Konkurrenz ab: Mit deiner Experten-Positionierung

Wie arbeitet eine virtuelle Assistenz?

In der Regel erfolgt die Arbeit als Virtueller Assistent ortsunabhängig z.B. in deinem Homeoffice für deine Auftraggeber.

Die Vorteile einer virtuellen Zusammenarbeit mit deinen Auftraggebern liegen für dich gerade in der nebenberuflichen Selbstständigkeit auf der Hand:

Du kannst verschiedene Aufgaben an jedem Ort der Welt, in der Regel auch völlig zeitunabhängig erledigen.

Wichtig ist nur, dass du den Rahmen der Zusammenarbeit mit deinen Auftraggebern definierst. Was bedeutet das? Vereinbare mit deinem Kunden gewisse Zeiten oder Termine, an denen du für ihn erreichbar bist, falls es Fragen gibt.

Liefere immer qualitativ hochwertige Arbeit ab, behalte dein Zeitmanagement im Auge und sei immer freundlich und professionell! Das Ziel sollte immer sein, eine langfristige Beziehung aufzubauen.

Welche Rechtsform als virtueller Assistent?

Unsere Franchise-Nehmerinnen gründen zu Anfang in aller Regel ein Einzelunternehmen, was absolut ausreichend und passend ist.

Somit kannst du lediglich mit deinem Vor- und Zunamen ein Gewerbe anmelden.

Eine Umgründung bei entsprechendem Wachstum und damit verbundenen Haftungsthemen ist jederzeit möglich, wobei ich dir hier dann auf jeden Fall das Hinzuziehen eines Steuerberaters empfehle.

Über die Autorin Romy Krenn:

Romy Krenn virtuelle assistenz BüRomy

Romy Krenn ist die Gründerin der preisgekrönten Marke BüRomy, Visionärin, Expertin für VA-Business-Aufbau und Business Mentorin.

Als Expertin für VA-Business-Aufbau und als Gründerin der preisgekrönten Marke BüRomy hat sie im Alleingang im Jahr 2020 ein Franchise-System für Virtuelle Assistentinnen gegründet. Mit dem Franchise-System hat sie es sich zum Ziel gesetzt, eine Elite an virtuellen Assistentinnen aufzubauen und diese beim Business-Aufbau und ihrer individuellen Strategie zu unterstützen, damit sie schneller ihre gewünschten Ziele erreichen.

Von ihren Franchise-Nehmerinnen wird sie als inspirierende Mentorin und Motivatorin beschrieben, die für alle Probleme eine Lösung findet.

2021 wurde sie mit dem HIPE Award ausgezeichnet und zählt damit zu den Top150 ausgezeichneten Dienstleistern im deutschsprachigen Raum.

Im November 2022 hat sie mit BüRomy den begehrten Business-Award Berlin gewonnen, für einen weiteren Award ist sie nominiert. Weiters wurde sie im Jahr 2022 in die Enzyklopädie der Successful People in Germany and Austria aufgenommen. 

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