Virtuelle Assistenz finden – Tipps für Unternehmerinnen

Yessss! Dein Business läuft und schön langsam merkst du, dass du allein an deine Grenzen stößt. Der Tag hat einfach nun mal auch für dich als Unternehmerin nur 24 Stunden.

Eines gleich mal vorweg: Du musst nicht alles selbst erledigen.

Du weißt, wenn du mit deinem Business wachsen möchtest, brauchst du dringend Unterstützung. Die Zeit ist aber noch nicht reif, um über einen festangestellten Mitarbeiter nachzudenken.

Du träumst von einer flexiblen Unterstützung im Büroalltag. Du wünschst dir jemanden, der dich und dein Business versteht, jemand, der selbständig Aufgaben erledigt und sich auf Zuruf um Dinge kümmert. Möglicherweise wünschst du dir auch einen Experten/eine Expertin für ein bestimmtes Thema. Aber dazu später noch mehr.

Et voilà – hier kommt deine Lösung:

Was ist eine VA oder Virtuelle Assistenz?

Ein virtueller Assistent arbeitet in der Regel selbständig und unterstützt ortsunabhängig andere Einzel- und KleinunternehmerInnen (Auftraggeber) online bei ihren Backoffice-Aufgaben.

Eine virtuelle Assistenz nimmt dir die Aufgaben ab, die dich von deinem Kerngeschäft und vom Geld verdienen ablenken. Eine gute virtuelle Assistentin verschafft dir wieder freie Zeit, damit du dich wieder den wichtigen Dingen im Business bzw. im Leben widmen kannst.

Vielen UnternehmerInnen ist gar nicht bewusst, dass sie viele ihrer Aufgaben auslagern können. Dabei gibt es viele Vorteile einer Zusammenarbeit mit einer VA.

Welchen Kundennutzen bringt eine Virtuelle Assistenz?

• Entfall der monatlichen Lohnnebenkosten
• Entfall von Anschaffungskosten für einen Arbeitsplatz
• Maximale Flexibilität je nach deiner Auftragslage
• Keine bis nur kurze Einschulungszeiten nötig
• Support von einer Person mit unternehmerischem Denken
• Oft haben VA’s auch viele Zusatzausbildungen, von denen du bzw. dein Business profitiert

Die Aufgaben einer virtuellen Assistenz sind sehr vielfältig. Dazu kommen wir gleich noch.

Welche Aufgaben kann ich als Unternehmerin outsourcen?

Was bedeutet Outsouring? Outsourcing bedeutet die Auslagerung von bisher selbst erbrachten Leistungen an externe Auftragnehmer oder Dienstleister.

Es gibt Allrounder-VA’s, die sich um allgemeine Backoffice-Aufgaben kümmern wie:

• Beantworten von E-Mails,
• digitale Ablage,
• Terminvereinbarungen,
• Eingangsrechnungen bezahlen,
• Reisemanagement und vieles mehr.

Dann gibt es auch noch ExpertInnen für Themen wie:

• Buchhaltungsvorbereitung,
• Betreuung deiner Social Media Kanäle,
• die Erstellung bzw. Wartung deiner Webseite,
• Kundenakquise,
• Projektmanagement,
• Eventmanagement,
• Übersetzungsarbeiten,
• Team-Management (Aufbau und Koordination eines externen Teams),
• Presse-Arbeit (wie z.B. Erstellung eines Presseverteilers sowie Pressemitteilungen),
• E-Mail-Marketing,
• Verfassen von Blogartikel,
• Podcast-Management,
• Betreuung von Gruppen auf Facebook oder LinkedIn (Community Management),
• Launch Betreuung,
• Webdesign und vieles mehr.

Virtuelle Assistentin finden: Welche Aufgaben kann ich abgeben?

Bevor wir uns nun damit befassen, wo du die für dich passende Virtuelle Assistentin findest, finden wir zuerst gemeinsam heraus, welche Aufgaben du überhaupt abgeben möchtest.

Du musst ja wissen, welche Fähigkeiten deine zukünftige VA mitbringen sollte, bevor du dich auf die Suche machst.

Die To-do-Liste kennt mittlerweile fast jeder: Aufgaben des Tages notieren, sortieren, abarbeiten, abhaken. Die Not-ToDo-Liste kennen nur wenige.

Dabei hilft gerade diese Liste dabei, lästige Aufgaben zu erkennen und gegebenenfalls auszulagern bzw. Prioritäten zu setzen. Mit der Not-ToDo-Liste machst du auf einfache Art und Weise deine Zeitfresser ausfindig und gleichzeitig die Aufgaben, die du an einen virtuellen Assistenten delegieren kannst.

Gehe wie folgt vor:

Erstelle nun eine Liste z.B. in Excel, mit sämtlichen Aufgaben, die du täglich, wöchentlich und monatlich erledigst.

In die erste Spalte schreibst du alle zu erledigenden Aufgaben bzw. Tätigkeiten und in der zweiten Spalte erfasst du die ungefähre Zeitdauer, die du dafür benötigst.

Kategorisiere nun alle Aufgaben und Tätigkeiten:

• Musst du die Aufgabe selbst erledigen?
• Kann die Aufgabe jemand anderer für dich erledigen?
• Kann die Aufgabe zukünftig automatisiert werden?

Die ABC-Analyse hilft dir dabei:

• A-Aufgaben sind wichtige Aufgaben, die man selbst erledigen muss
• B-Aufgaben werden für sich selbst terminiert oder können teilweise auch delegiert oder ausgelagert werden
• C-Aufgaben sind meist Routinetätigkeiten und können auf jeden Fall delegiert oder ausgelagert werden.

Berücksichtige dabei auch unbedingt deine Fähigkeiten:

• Welche Aufgaben erledigst du in deinem Unternehmen richtig gern?
• Was kannst du richtig gut?
• Welche Aufgaben müssen unbedingt von dir erledigt werden?

Herzlichen Glückwunsch!

Wenn du diese Aufgabe gemeistert hast, weißt du bereits, welche Expertise dein zukünftiger virtueller Assistent mitbringen sollte.

Beispiel für die Not-ToDo-Liste

Wo finde ich eine virtuelle Assistentin?

Nachdem du nun weißt, welche Fähigkeiten dein virtual assistant mitbringen sollte, wird es schon etwas einfacher, eine Virtuelle Assistenz zu finden.

1. Erfolgreiche virtuelle Assistenten werden in der Regel von zufriedenen Kunden weiterempfohlen. Frage daher dir bekannte UnternehmerInnen, ob sie Erfahrung mit einer virtuellen Assistenz haben und ob sie dir jemanden empfehlen können.
2. Solltest du auf den Plattformen LinkedIn oder XING angemeldet sein, dann bitte deine Kontakte um Empfehlungen. 
3. Es gibt einige große Facebook-Gruppen, in denen du einen Aufruf machen kannst. Hier rate ich allerdings zur Vorsicht. Gut gebuchte und fähige Virtuelle Assistentinnen wirst du dort vermutlich nicht finden, da dort massives loan dumping herrscht.
4. Alternativ kannst du dich an eine Vermittlungsagentur wenden. Nachdem du einige Fragen beantwortet hast, macht sich die Agentur auf die Suche nach dem richtigen Virtuellen Assistenten für dich. Hier solltest du wissen, dass die Agentur dafür eine Gebühr einbehält und bei der VA viel weniger ankommt, als du vielleicht denkst.
5. Solltest du dich auf die Suche im WorldWideWeb begeben, möchte ich dir folgendes bei der Auswahl mitgeben:

Seit geraumer Zeit sprießen virtuelle AssistentInnen wie Pilze aus dem Boden. Viele verschwinden auch wieder genauso schnell wie sie gekommen sind, und lassen meist verzweifelte Kunden zurück.

Sie prostituieren sich um EUR 15,00 bis EUR 25,00 bis sie merken, dass man weder in Österreich noch in Deutschland davon leben kann und geben wieder auf.

Andere wiederum überschätzen sich maßlos und erwarten die Bezahlung eines Stundensatzes von EUR 70,00 netto und mehr, ohne fundiertes Wissen oder Referenzen vorweisen zu können.

Ein Business aufzubauen, ist ein Kraftakt, kostet viel Zeit und auch Geld und benötigt Durchhaltevermögen, wie du bereits als erfolgreiche Unternehmerin, die Unterstützung benötigt, weiß.

Um auf Nummer sicher gehen, finde folgendes bereits vorab oder im Erstgespräch heraus:

• Wie viel Erfahrung bringt er oder sie mit?
• Gibt es Kundenstimmen auf der Webseite?
• Gibt es Verträge/AGBs?
• Werden deine Daten DSGVO-konform behandelt?
• Passt die Expertise zu dem, was du suchst?
• Gibt es Vertretungsmöglichkeiten, falls sie oder er mal krank oder im Urlaub ist?
• Welchen Rahmen gibt sie oder er für die Zusammenarbeit vor? (Erreichbarkeit, Stundensatz, bevorzugte Tools)
• Welche Leistungen werden konkret in einem Paketpreis erledigt? Mit welchem Ergebnis darfst du rechnen?

Was kostet eine Virtuelle Assistentin?

Der Stundensatz einer virtuellen Assistenz hängt einerseits von der Expertise der VA ab und andererseits von den Aufgaben, die du abgeben möchtest.

Die Stundensätze beginnen z. B. in Facebook-Gruppen oder in Vermittlungsagenturen bei ca. EUR 20,00 netto. Man sollte sich hier allerdings nicht zu viel und schon gar keine Eigenständigkeit erwarten.

Wenn du erwartest, dass die VA ein gesamtes Aufgabengebiet übernimmt und eigenverantwortlich erledigt, wie z.B. ein Social Media Manager, sind Stundensätze bis zu EUR 80,00 (Stand: Ende 2022) netto und sogar auch mehr möglich.

Einige VA’s, so wie unsere BüRomy-Partnerinnen, bieten Leistungspakete an.

Der große Vorteil liegt darin, dass du für ein Ergebnis bezahlst. Bei laufende, sich wiederholende Aufgaben wie Buchhaltungsvorbereitung, diverse Assistenzaufgaben, Social-Media-Betreuung oder Podcast kann das durchaus sehr attraktiv sein.

Kostenlose Test-Arbeiten von einer VA zu Beginn zu erwarten, finde ich im Übrigen unseriös.

Schlage doch zu Beginn einen kleinen Test-Auftrag vor! Eine echte Aufgabe mit überschaubarem Zeitaufwand und einem Pauschalbetrag, um einen Eindruck von der Person und der abgelieferten Leistung zu bekommen.

Wie erfolgt eine virtuelle Zusammenarbeit?

In den meisten Fällen erfolgt die virtuelle Zusammenarbeit per E-Mail oder über ein Projektmanagement-Tool wie Trello oder Asana.

Natürlich kannst du auch das Telefon oder Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Teams für die Kommunikation nutzen.

Ich persönlich ziehe es vor, mit meinen Kunden aber auch mit meiner VA per E-Mail oder Chat zu kommunizieren, denn das gibt mir die Möglichkeit, alles zu dokumentieren und bei Bedarf später darauf zurückzugreifen.

In den meisten Fällen reicht ein wöchentliches oder zweiwöchentliches Meeting aus, um offene Aufgaben und aktuelle Projekte zu besprechen.

Ein Tipp von mir als Profi, der auf beiden Seiten steht:

Setze unbedingt VOR der Zusammenarbeit mit VAS deine Prozesse auf und schaffe SELBST die technischen Voraussetzungen. Nur so schaffst du es, dich nicht von einer Person abhängig zu machen.

Gerne kannst du dann Feedback von deiner zukünftigen VA zur Optimierung einholen.

Aber behalte in DEINEM Unternehmen IMMER den Überblick und die Kontrolle! Es soll keinesfalls passieren, dass Prozesse umgestaltet werden, ohne dass du etwas davon weißt.

Im Idealfall gibt es eine Prozessbeschreibung oder ein Handbuch für die Prozesse, die du von anderen erledigt haben möchtest. Das spart dir wahnsinnig viel Zeit beim Einschulen neuer Team-Mitglieder und macht dich nicht von einzelnen Personen abhängig. 

Wie erkenne ich eine gute Virtuelle Assistenz?

Gute Virtuelle Assistenten sind oft mit vielen zusätzlichen Fähigkeiten ausgestattet und haben großes Interesse daran, dich und dein Business voranzubringen.

Sie blicken immer über den Tellerrand und sind sehr gut darin, Zusammenhänge in unterschiedlichen Bereichen schnell zu erfassen.

Sie werden immer nach Möglichkeiten suchen, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und eigene Ideen einbringen, um dir dein Leben zu erleichtern und dein Business erfolgreicher zu machen.

Eine gute VA hilft dir dabei, deine Umsätze zu erhöhen.

Also nimm es der VA nicht übel, wenn sie gerade zu Beginn viele Fragen an dich hat, um dich und dein Business besser zu verstehen.

Die berühmten letzten Worte…

Wenn du eine Unternehmerin bist, die ihr Unternehmen liebt, so wie ich meines, dann solltest du auch bei dem Thema Outsourcing auf Qualität setzen. Qualität darf und muss etwas kosten und ich darf mir dafür auch mehr erwarten.

Ich bin ein großer Fan davon, diverse Aufgaben, die nichts mit meiner Expertise zu tun haben und nur Zeit kosten, auszulagern.

Es gibt für viele Aufgaben Profis, die die Arbeit wesentlich schneller und professioneller erledigen.

Auch ich setze auf die Unterstützung von Virtuellen AssistentInnen und bin von dem Berufsbild sogar so angetan, dass ich das erste und einzige Franchise-System im deutschsprachigen Raum für diese Berufsgruppe unter meiner preisgekrönten Marke BüRomy gegründet habe.

Solltest du Unterstützung bei der Suche nach deiner für dich passenden Virtuellen Assistentin benötigen, kannst du dich gerne jederzeit bei mir melden. 

Weitere Vorteile einer Zusammenarbeit mit BüRomy, abgesehen von den allgemeinen Vorteilen:

• Wir haben viele Expertinnen in unserem Netzwerk, die einander unterstützen
• Bei uns bezahlst du für Ergebnisse und nicht für Zeit
• Wir stellen zentral sämtliche benötigte Verträge für die Zusammenarbeit zur Verfügung
• Wir sichern zentral die Qualität unserer Partnerinnen
• Wir bieten umfangreiche Weiterbildungen in unserer internen BüRomy-Akademie an, die unsere Partnerinnen direkt bei Kunden einbringen bzw. anwenden können
• BüRomy ist die erste eingetragene Markt auf dem VA-Markt, die einen Business Award gewonnen hat und für zwei weitere nominiert ist